Står du overfor et større projekt, så vil den agile tilgang være den rette vej. Scrum er en agil måde at lede og udvikle et projekt og en ramme, der hjælper dig på vej. Måske har du hørt om at arbejde agilt med projekter, eller hørt om betegnelsen Scrum Master, men hvad dækker det egentlig over, og hvordan bliver du selv agil i dine projekter?
Vi har taget en snak med Thommas Grauballe Ottsen, som er samarbejdspartner med Mentorix, der udbyder Scrum kurser. Han ser agil projektledelse som en paraply ligesom traditionel projektledelse eller vandfaldsmetoden. Scrum er én måde at udføre agil projektledelse, og det er den metode, der er mest kendt og udbredt.
Scrum er, ifølge Thommas, til de, der godt kan lide at arbejde agilt og interaktivt og arbejder i organisationer, der har vis kompleksitet og uforudsigelighed i deres opgaver. Scrum fungerer rigtig godt i omskiftelige miljøer, og hvor kunden måske ikke er sikker på, hvad det er de vil have. Metoden fungerer netop med uvidenheden, fordi man ikke låser sig fast til én plan, men aftaler nærmere fra cyklus til cyklus.
Hvad er Scrum?
Helt overordnet set er Scrum en agil måde at arbejde med projekter, ofte softwareudvikling og lignende.
Ifølge Thommas er Scrum en interaktiv udviklingsmetode. Her arbejder man sammen på tværs af fagligheder baseret på produktleverancer. Han fortsætter: “Det muliggør, at man kan få et break hver gang, man har fået en ny delleverance. For at se om man er på det rette spor. Det er så typisk det, man sætter op imod traditionel projektledende arbejde, hvor man har hele leverancen på én gang.”
Som en del af Scrum findes der forskellige udbydere, og dermed også forskellige måder at bruge metoden. Helt overordnet peger Thommas dog på, at Scrum handler om at sætte tid af til projektet, og overholde aftalerne inden for det aspekt:
“Der er nogle fastsatte møder, man har i det daglige, SCRUM møde, og man har et review-møde, når man er færdig, der ser på, hvad man fik lavet. Også et retrospektivt møde, hvor vi tager en evaluering af processen. Det er en af fordelene ved SCRUM, at man ikke bare evaluerer, når man er færdig med projektet, men at man evaluerer inden for hver cyklus.”
Scrum-metoden
Scrum-metoden lægger altså op til, at man evaluerer efter hver cyklus og finder ud af, hvad man kan gøre bedre til næste gang. På den måde bliver processen hele tiden udviklet og gjort mere effektiv. Her pointerer Thommas også, at det er en selvevaluering, som teamet selv laver. Det har altså intet med ledelsen at gøre. På den måde får teamet ejerskab og motivation:
“Så man slipper for alle de her mellemlederlag, hvor ledelsen fortæller til styregruppen, hvad de skal lave, som fortæller det til projektlederen, der instruerer teamlederen, som sætter folkene i gang. Der er en masse ansvarsskift og ting, der kan gå galt. I stedet for, at man bare siger til et team, hvordan vil I lave det her produkt, så også prøver at støtte dem i processen.”
Scrum har derfor meget med tillid at gøre, og det er en hel anden måde, at teamet skal ledes på. Fremfor at fortælle, hvad der skal gøres, og hvordan lægges der op til, at man som leder udfordrer og coacher medarbejderne i teamet til, hvordan de griber projektet bedst an.
Arbejds-processer og roller i Scrum
Scrum skal ikke bare ses som en metode, men også en værktøjsramme, der består af forskellige processer og værktøjer, man kan gøre brug af undervejs. I sidste ende handler det om at skabe mest mulig værdi for kunden på kortest mulig tid. Det sker ved at optimere processerne, men også produktet. Thommas beskriver det således:
“Fremfor at sige, at nu skal vi skaffe det hele. De fleste produkter eller projekter vil have en leverance, hvor man kan se, man har leveret 70%, eller nogle gange kan det være, at 50% er nok til at få det til at virke, og resten det er bare pynt, fryns eller ekstra features, man ikke bruger så tit.”
I Scrum peger Thommas på, at man derfor går efter den mindst mulige leverance, man kan levere, som stadig er acceptabel - og derefter kan man bygge resten på senere. Det giver en fleksibilitet, som ikke nødvendigvis ses i andre projekttyper. Fleksibiliteten gør, at man kan blive klogere undervejs, og uvisheden i forhold til teknikker, materialer og arbejdsgange ikke er så fastlåst.
De forskellige arbejdsroller i Scrum
Som en del af Scrum findes der forskellige arbejdsroller. De er ikke hierarkiske på samme måde, som det findes i andre projekttyper, hvor der er projektledere, teamledere og medarbejdere. I Scrum er alle rollerne sidestillet, men har hvert deres fokus.
Thommas beskriver herunder de tre forskellige rolletyper:
Product Owner: En Product Owner ejer produktet, og det er den, der skal definere, hvad det er vi skal lave. Product owner repræsenterer kundens behov og står inden for, hvad det er, der giver værdi. Det er Product Owner’s ansvar at prioritere, hvilke opgaver og leverancer der er vigtigst at få først, og det vil sige, at Product Owner’s overordnede fokus er at være voice-of-costumer og prioritere, hvad der giver værdi, og hvad er nok for at gøre kunden tilfreds. Så det er noget med at forstå markedet og forstå brugerens behov.
Scrum Master: Den person, der har fokus indad i organisationen. Hvor Product Owner fokuserer mod kunden, så kigger Scrum masteren mere på processerne - overholdes Scrum rammesættet og reglerne? Hvordan kan det blive mere effektivt? Det er dermed en mere faciliterende rolle, der ikke tænker på hverken produkt eller kvalitet, men hvordan vi bliver bedre til at arbejde sammen og fungerer som teamets rettesnor. Ved at have fokus på teamet bl.a. med de her retrospektivemøde, så kan Scrum Masteren gå ind og nudge teamet og udfordre til at blive bedre over tid.
SCRUM teamet: Det er selve teamet - udviklingsteamet - dem, der producerer det, som kunden har bedt om, og Product Owner har prioriteret. Teamet er et tværfagligt, selvorganiserende team. De fokuserer kun på produktet og leverancen, og mens teamet sidder og udvikler de ting, der er planlagt - hvad end det er et fysisk produkt, dokumenter eller software, så sidder Product Owner og kigger frem i tiden og kigger på, hvad kunden vil have bagefter den cyklus - om en måned og om to måneder.
Hvornår kan Scrum gå galt?
Der kan være mange faldgruber i forbindelse med implementeringen af Scrum som metode. Thommas peger på, at grunden til, at det ikke altid lykkes er, når Scrum kun delvis implementeres, det gøres forkert, eller bliver tilpasset for meget:
“Tit så kan det ende med at blive gammel vin på nye flasker. En typisk ting, er at man implementerer Scrum, men man begynder ret hurtigt at tilpasse det, fordi der er problemer, som bliver tydelige, og så tilpasser man Scrum modellen i stedet for den måde, man arbejder på.”
Scrum kan ind imellem vise, hvor der faktisk er problemer i ens arbejde, og problemstillingerne bliver mere synlige. Problemerne var der også før - de var bare usynlige - derfor går nogle virksomheder ind og ændrer på Scrum processerne for at gøre problemerne usynlige igen, i stedet for at tage hånd om problemerne.
På den måde kan det se ud som om, at Scrum ikke fungerer, fordi man i sidste ende ikke har ændret på den måde, man arbejder på. Et andet eksempel på problemer er, ifølge Thommas, når man tager tidligere projektledere, og gør dem til Product Owners uden at give dem træningen. Fordi de gør det samme som før, og det bliver det ikke Scrum af.
Vil du tage et Scrum kursus?
På Mentorix kurset lærer du om de forskellige faser inden for Scrum. Projektet bliver nemlig delt op i en opstartsfase, implementering og afslutning. Egentlig påpeger Thommas, at faserne faktisk går lidt imod den agile tankegang, fordi man helst ikke skal sætte ting for meget i kasser. Men Scrum er ifølge Thommas også mere en måde at tænke på fremfor arbejdsform.
“I stedet for at sætte alt op i skemaer, processer og retninger, at vi så siger, hvad ville give mest mening, og hvordan sikrer vi, at vi bringer værdi til kunden, og hvordan kan vi blive mere effektive til det, vi laver? Så det hele tiden er et interaktivt samarbejde på tværs af afdelinger og fagligheder, hvor det er bedre og leverer mere. Så det hele handler om at kunne levere mere værdi til kunden med mindre indsats. Ved at være effektiv.”