Føler du dig mindre effektiv på jobbet? Det kan der selvfølgelig være rigtig mange grunde til, men hvis det handler om dit arbejdsområde, og hvordan du sidder på dit kontor, så er der hjælp at hente. Vi har samlet fem nemme måder, hvorpå du kan booste din produktivitet.
Tip 1: Eliminér forstyrrelser
Du kender det sikkert, du har lige sat dig foran computeren, og er helt klar til at skrive den der artikel, lave præsentationen eller hvad det nu er, du har udsat alt for længe. Få minutter efter kommer der et ding fra mail-boksen, din kollega kommer forbi og har brug for et råd, og så ringer telefonen. Alt sammen afbrydelser i dine arbejdsopgaver, som gør, at du kommer ud af rytmen og skal starte forfra.
Vores arbejdsdag er fyldt med afbrydelser. En undersøgelse viser at helt op til mellem 20 og 25 procent af vores dag bliver spildt af trivielle afbrydelser. Forstyrrelserne kan være af mange forskellige karakterer, både faglige, private, støj, overspringshandlinger, mails, telefonopkald og spørgsmål fra kollegerne.
Undersøgelsen viser også, at vi faktisk kun er produktive i 60% af vores arbejdstid, og at vi i gennemsnit bruger 11 minutter på et projekt, før vi distraheres, og derefter 25 minutter, før vi er tilbage på samme projekt. Så hvad gør du, når du ønsker lidt færre forstyrrelser?
Et par ideer kunne være: Tjek mails færre gange om dagen - når DU har tid. Luk døren, sæt dig på et tomt kontor, og fordyb dig. Tag høretelefoner på, fortæl omverdenen du ikke vil forstyrres eller lav en regel, som når du har sat en post-it op eller din grønne keramik frø, så betyder det, du ikke vil forstyrres unødvendigt.
Tip 2: Lav tjeklister - og fejr de små sejre!
Hvor tit går du hjem, og ved præcis hvad du har udført i dag? Nogle dage føles det som om intet er blevet færdig, og at alt sejler. Derfor kan det være en god ide, hvis du ønsker at blive mere effektiv på jobbet, at arbejde med tjeklister.
Det kan måske virke lidt fjollet i starten, specielt hvis du er helt inde i dine rutiner på jobbet, men det hjælper dig til at få overblikket, og organisere ikke bare dag-til-dag opgaver, men også de mere langsigtede. Du kan dele de store projekter op i mindre bidder, og på den måde, få en fornemmelse for, hvor meget du rent faktisk når hver dag.
Hvis du arbejder på tid, kan en tjekliste hjælpe dig med at vide, præcis hvor meget tid du skal allokere for at være mest effektiv. Samtidig kan en tjekliste minde dig om, hvad det er for nogle opgaver du har på tapetet, så du ikke skal sidde og grave dybt i din hjerne, hver gang du bliver færdig med en opgave, og skal finde ud af hvad næste skridt er.
Husk, at holde øje med hvilke opgaver du har gjort færdig, og check dem af hver gang du er færdig. På den måde kan du blive motiveret af dine fremskridt, og du kan gå hjem med en lille sejr i bagagen hver dag.
Tip 3: Baggrundsstøj eller stilhed?
Hvordan arbejder du bedst? Er du typen der nemt kan arbejde i støjet på en kaffebar, har du brug for musik i ørerne eller skal der fuldstændig ro omkring dig? Ofte handler det nok om situationen og arbejdsopgaven. Men nøglen til en mere effektiv arbejdsdag ligger ofte i at kende sig selv, og ens præferencer for - blandt andet - støj.
Nogle mennesker foretrækker at der sker noget omkring dem, når de arbejder; Andre mennesker der arbejder, folk der går forbi eller musik i ørerne - måske alle tre på én gang, for andre ville det være det værst mulige scenarie at arbejde i.
Find ud af, hvad du er til, i forhold til, hvornår du stadig kan holde din opmærksomhed rettet mod din opgave og være produktiv, og vær ikke bange for at sige til ledelse og kollegaer, hvad det er, du har brug for. På en arbejdsplads handler det tit om kompromiser, og finde ud af et rum hvor alle kan være.
Hvis du har det bedst med at arbejde alene i et stille rum, og du sidder i et stort kontor, kan ide være at bruge ørepropper, sidde i hjørnet væk fra døren. Er du omvendt, så find et par gode hovedtelefoner, og sæt det musik på der fungere bedst for dig, som baggrundsstøj. Det kan for eksempel være klassisk musik eller hvid støj - hvis du har brug for noget der ikke inkluderer sang.
Tip 4: Pauser, pauser, pauser
Pause? Det er der aldrig rigtig tid til på jobbet, men faktisk hjælper det os med at være effektive og produktive. Så hvor ofte tager du egentlig en pause?
Pauser bliver måske ofte associeret med en længere periode - og dem har man også brug for. Men mindre pauser, hvor du får kigget væk fra skærmen, bare et øjeblik, kan også være med til at føre dig en positiv retning. Lige meget hvad du arbejder med, så træk et skridt tilbage, og giv dine øjne og ører et øjebliks fred.
Ved at tage de små pauser, kan du komme tilbage med friske øjne. Og hvis du stadig ikke føler det, så tag den længere pause. Gå en tur udenfor og træk noget luft, stå et par minutter ekstra ved kaffemaskinen, eller hvad der nu skal til.
En måde at få indført pauserne, og huske dem på, er ved at sætte din kalender til at minde dig om at holde pause, med små pop-ups enten på telefonen eller computeren.
Der bliver ofte sagt at man bør holde pause hvert 20. minut eller hvert 45. minut, men prøv at observer dig selv, og se hvor længe du faktisk kan være koncentreret, og sæt så uret efter det. Dit fokus er sikkert forskelligt alt efter din opgave, eller hvor træt du er på dagen, så husk at ændre dit mønster hvis du finder dig selv sidde og dagdrømme eller kigge ufokuseret ud i luften.
Tip 5: Workspace optimering
Din arbejdsplads - altså den plads du faktisk står eller sidder ved har rigtig meget at sige, når det handler om dit velbefindende og effektivitet. Har du for eksempel et stort nok bord til dine arbejdsopgaver? Har du en ergonomisk god stol? Har du et hæve-sænkebord?
Få sat din arbejdsstation op så det passer til dig ergonomisk, og du undgår ondt i ryggen, nakken og øjnene. Det gøres for eksempel ved at sætte din skærm, så du kigger direkte ind i den, og dine arme hviler naturligt på skrivebordet. Lyset ved din arbejdsplads har også rigtig meget at sige, så sørg for så meget naturlig lys som muligt, eller alternativt få en lampe med varmt lys på dit skrivebord, der hjælper dig med at se din skærm bedre.
Reflekterer din arbejdsplads også din stil? Ofte er ens arbejdsplads et rimeligt sterilt sted, hvor der ikke er plads til mange finurligheder. Det kan dog godt lade sig gøre at få skrivebordet til at se lidt mere hjemligt ud og dermed booste effektiviteten.
Ved at placere velkendte objekter omkring dig øger du din forbindelse til arbejdet og dit arbejdsmiljø. Du kan gøre dit arbejdsplads mere personlig ved for eksempel at tage et lille billede af din familie med, købe et citat-krus til dine kuglepenne, der reflekterer dig eller bare skifte din screensaver, så den føles mere som din egen.