Er du en af dem, der gerne vil arbejde agilt, men er i tvivl om, hvilken vej du skal vælge, så tag et grundigt kig på Kanban. Det er den alternative (og humane) vej til organisatorisk agilitet
Der er mange veje til agilitet, og selvom Scrum er manges første valg, så er der en række forudsætninger, som skal være på plads, hvis Scrum skal fungere. Er de ikke til stede, så er Kanban en indlysende mulighed. Bestemt ikke som en Scrum-reserve, men fordi metoden virker overalt, hvor man laver videnarbejde. D.v.s. bruger hovedet til at udføre serviceleverancer.
Det har vi snakket med Annette Vendelbo om. Hun er agil ekspert og ejer af Xvoto ApS, som tilbyder agile kurser, bl.a. Scrum og Kanban. Annette har arbejdet med IT-projektledelse i mere end 30 år, og kender både klassisk og agil projektledelse ud og ind. Hun sætter en ære i aldrig at undervise i noget, hun ikke selv har haft fingrene i, på rigtige projekter i den virkelig verden. Annette Vendelbo mener, at teorien først bliver rigtig interessant, når man kan sætte den i relation til det, der sker på virkelighedens projekter og agile transformationer.
Lige kort om Scrum og hvorfor det langtfra altid virker?
Der kan være mange grunde til, at man ikke kan få sin Scrum til at fungere, fortæller Annette. Hun fremhæver de mest væsentlige:
- Det kan være meget svært at få bemandet rollerne i Scrum med de rigtige personer. Særligt Product Owneren rollen kan være svær at få besat, og de ansvarsområder, der ligger i rollen bliver sjældent udført, som det er tænkt.
Scrum Masteren ender ofte som en mini-projektleder, der påtager sig opgaver, som Development Teamet burde håndtere, men ikke får gjort, og vedkommende bliver en ”Scrum Mom”.
Det, at de 3 roller ikke påtager sig det ansvar, de er tiltænkt, er en kæmpe forhindring for, at man kan blive mere effektive vha. Scrum. - Der er for meget uforudsigelighed i de daglige opgaver. Man arbejder på flere projekter, har også lidt drift, og så kommer der ændringsønsker og ad-hoc, ”kan du ikke lige” opgaver. Hvis ikke man har et team, som er fast dedikeret til et enkelt projekt eller opgave, så kommer der så meget uforudsigelighed, at det bliver helt umuligt at skabe stabil fremdrift. Planlægning på baggrund af empiri, som ellers er en af de fundamentale principper i Scrum, bliver helt umuligt.
- Man forstår ikke præcis, hvordan man skal agere i de nye Scrum-farvande. Scrum er hverken nemt eller intuitivt, så det kræver stor tilvænning at skulle slippe de gamle vaner, som måske har 5-10-20 år på bagen. Det kræver bl.a. en ledelsesopbakning og en stor vilje til at ville have Scrum til at fungere. Den vilje er desværre ofte ikke til stede.
Her er det så, at Kanban kommer ind i billedet
Der er mange myter om Kanban, fortsætter Annette, og det mener hun er en skam. Hun vil gerne punktere nogle af de mest sejlivede, så Kanban kan komme ud og virke overalt, hvor man gerne vil øge den organisatorisk agilitet uden at skulle vende op og ned på hele sin organisation. Det er hendes store ønske, fordi hun gerne vil vise, at det ikke behøver at være så besværligt at øge sin organisatorisk agilitet. Kanban er nemt at komme i gang med, og de positive resultater viser sig lynhurtigt.
De myter man oftest hører er, at Kanban kun kan bruges i support teams eller til små teams, men intet kunne være mere forkert. Kanban kan bruges overalt, hvor man leverer services. For eksempel overalt i ens IT afdeling inklusive projekter, men også i marketing, kommunikation, juridisk afdeling, på strategisk niveau osv.
Mange kalder almindelige aktivitetstavler for Kanban, men Kanban-metoden er faktisk et meget sofistikeret system, der med få, forholdsvis simple teknikker sikrer, at der skabes balance mellem ”udbud og efterspørgsel” i ens Kanban-system og at aktiviteter flyder så effektivt som muligt igennem ens Kanban-tavle.
Kanban skalerer også både op og ud. Det vil sige at man kan bruge metoden fra det øverste strategiske niveau, over det operationelle og ned til team-niveau. Og så kan man selvfølgelig bruge metoden på projekter og programmer. Man kan altså frit bestemme, om man vil bruge Kanban i det små, blot på team-niveau, eller om man tager skridtet fuldt ud og implementerer metoden fra bund til top. I små såvel som i store – selv meget store - teams.
Nu håber Annette så, at disse to myter er grundigt punkteret.
Kanban styrer arbejdsopgaver og ikke mennesker
Hvor f.eks. Scrum kræver ret dramatiske adfærdsændringer og ændringer af ens organisation, så kræver Kanban kun, at man bliver enige om hvilke spilleregler, der gælder for ens projekt eller i ens team. Det er her, det humane kommer ind i billedet. Du skal ikke forandre dig selv, du skal bare blive enig med dit team, hvordan i vil organisere jeres aktiviteter iht. aktivitetstyper, serviceklasser m.v.
Der er naturligvis nogle grundlæggende regler, der skal følges, hvis man skal opbygge et Kanban-system, men de er heldigvis forholdsvis enkle at gå til. Mange kalder Kanban for ”Tag udgangspunkt i det, I gør i dag metoden”. Det gør man, fordi det er det, der sker i virkeligheden i ens hverdag, der afgør, hvilke forbedringsskridt, der ville være smartest at tage, og ikke det, man burde gøre, men ikke gør.
Med Kanban ser man på evolutionære forbedringer, og tager kun et eller få forbedringsskridt ad gangen, fordi erfaringerne viser, at disse små forandringer sætter sig som gode vaner, der bliver langtidsholdbare. Kun de færreste organisationer kan rumme, at man ændrer mange ting på én gang, med andre ord revolutionerer den måde man arbejder på. Det skaber forvirring, og forandringerne sander til, så snart nyhedens interesse har lagt sig. Inden man ser sig om, så er ”plejer” på banen igen.
Hvordan griber man så sin Kanban implementering an?
Det kan man gøre på flere måder, men det første skridt er at få tilstrækkelig indsigt i metoden, så man kan komme godt i gang. Her foreslår Annette Xvotos ”Kanban i dybden” kursus, som både kan tages som et fysisk kursus eller som et e-kursus. E-kurset giver dig fuld fleksibilitet og kan tages igen og igen. Præcis hvor du vil og hvornår du vil.
Neden for ser du de 6 kernepraksisser, som er et ”must” i Kanban. De er ikke særlig indviklede i sig selv, men det kræver lidt vedholdenhed og disciplin at holde fast i dem. Man ser ofte, at nogle af disse praksisser vælges fra, fordi man synes, at det bliver for besværligt, men ligesom med enhver anden god opskrift, så må man følge den, hvis man skal have et godt resultat.
Man kan ikke bare droppe en eller flere af ingredienserne, hvis man skal have et rigtigt Kanban pull-system op at stå. Det er i øvrigt ofte sådan, at man først finder ud af, hvordan sammenhængen er mellem de 6 praksisser, når man er kommet godt i gang med at bruge dem. Så du skal være lidt tålmodig, fortæller Annette.
Det bedste ved det hele er, at forbedringsrejsen aldrig stopper, når du arbejder med Kanban. Der er 7 modenhedstrin, og selvom man som regel starter på et af de laveste, så er der altid veldefinerede skridt til det næste trin.
Vil du vide mere om Kanban-metoden og den enkle vej til organisatorisk agilitet?