Business Intelligence software og HR- arbejde er ikke nødvendigvis en kobling man laver som noget af det første. Dog kan BI være med til at gøre HR-beslutningerne langt mere datadrevet og give et overblik over alt lige fra rekrutteringsprocessen, sygdom og churn rate.
Business Intelligence drejer sig i bund og grund om at få værdi ud af den data, man har. Data findes i mange former, også inden for HRs fire vægge, og derfor kan der være stor værdi i at få gjort denne data tilgængelig og nem at overskue. Det bevirker nemlig, at dataene rent faktisk kan bruges som fundament i beslutningsprocesser og datadrevende HR- aktiviteter.
Vi har taget en snak med Business Intelligence Manager, Jens Hagbard Grønkjær, fra NOVICELL om, hvordan BI kan indføres i HR, hvad det kan bruges til, og hvorfor det giver rigtig god mening at indføre mere datadrevet beslutningsprocesser i HR.
Tag datadrevende beslutninger
Business Intelligence, også kendt som BI, er helt overordnet en metode til at kunne overskue og anvende data fra forskellige databaser og applikationer. Denne data er ofte automatiseret på tværs af forskellige datakilder som grupperes, udvælges og laves til præsentationer og rapporter. Ofte ses det brugt i produktionssystemer, økonomisystemer og kundedatabaser, men det kan faktisk også bruges til meget andet.
BI handler nemlig om, at de rette mennesker har den rette information på det rette tidspunkt, så de - ud fra informationerne og dataene - kan træffe de korrekte beslutninger. Ifølge Jens Hagbard Grønkjær handler det altså om at udnytte de data man har tilgængelig. Og det er her, at HR kommer ind i billedet.
HR lægger nemlig inde med data på alt lige fra rekruttering, sygdom, løn til sammensætning af medarbejdere og meget andet.
HRs brug af Business Intelligence
Hvis I som virksomhed ønsker at bruge BI i HR-afdelingen, kræver det lidt forarbejde. Hvad er det for noget data I kan indsamle, og hvordan skal det bruges? Jens Hagbard Grønkjær forklarer, at det er vigtigt, at I sætter jer ned og laver en vision for, hvordan I ønsker at benytte dataene, før I overhovedet begynder at indsamle det.
Hvad tilføjer værdi i virksomheden? Hvilke ressourcer er tilgængelige? Er det en lille eller en stor virksomhed I sidder i?
For du kan sagtens samle en masse data sammen, og lave løsninger der kan regne alverdens ting ud, men hvad er det egentlig du ønsker et svar på?
“Fælles er, at de ofte kræver en hypotese som du ønsker at få testet af. Så hvad er det egentlig du ønsker at se på? For man kan ikke bare give den nogle data også siger den noget tilbage til dig. Man skal ligesom sige “hvad er det der forårsager at vores medarbejder forsvinder?”. Så kan du godt give den bunker af data også kan du finde noget hvor du tænker hold da op, det er pga. Den måde radiatoren står. På den måde kan du sige, den kan godt give nogle svar, men det kræver at du har nogle spørgsmål at stille den” forklarer Jens Hagbard Grønkjær.
De spørgsmål, skal du helst have helt på det rene, før du starter med indsamlingen af dataene, for ellers kan det hurtigt blive dobbeltarbejde, da dataene måske er struktureret fuldstændig forkert. Ifølge Jens Hagbard Grønkjær er det en klassisk problemstilling, at mange ikke ved, hvad de faktisk gerne vil have ud af deres data.
Hvordan kan du bruge BI?
Så hvad er det egentlig for nogle spørgsmål du kan stille til din data, og få svar på? Hvis du ikke er vant til at arbejde datadrevet, kan det være svært at overveje, hvad det præcist er, du kan få ud af det. Derfor kommer Jens Hagbard Grønkjær her med nogle ideer til, hvad det fx er for nogle problematikker du kan tage op. Samtidig understreger han, at det hele tiden er en proces der udvikler sig, efterhånden som du får mere data og flere spørgsmål.
“Hvis jeg var en HR-virksomhed der skal i gang med det her, hvor ville jeg starte? Så ville jeg tage fat i de mest direkte ting. Det er jo i forhold til hvor stor churn har vi i din afdeling, og jeg ville se på sådan noget som sygdoms-procenter og sammenkører dem med tal fra markedet. Det er de klassiske, der har vi noget at sammenligne med direkte, og dermed hurtigt få noget værdi ud af de her data. Og derefter ville jeg gå i gang med selve rekrutteringsprocessen, hvor får vi mest ud af det? Og er der nogle steder vi ikke er helt optimal.” forklarer Jens Hagbard Grønkjær.
Øvrige overvejelser du bør tage med sig inden, er hvordan de her spørgsmål passer ind i den strategi der er overordnet i virksomheden. Hvordan måles resten af virksomheden, og hvordan kan HR målene passe ind i dette parametre.
Rekrutteringsprocessen
Ved rekruttering processen handler det om, at se på, hvor I har størst succes henne. Hvis I normalt laver jobopslag på mange forskellige kanaler, sociale medier og gennem rekrutteringsagenter, så er det måske meget rart at vide, hvor mange ansøgere I får fra hver indsats - eller vigtigere, hvor kvalificerede ansøgninger I får. Hvem er det i sidste ende I ender med at indkalde til samtale, og potentielt give jobbet?
Det første skridt er altså at kigge på, hvor medarbejderne kommer fra, og måle på, hvad det er ens egne succeskriterier. Det kan fx være, hvad det koster at bruge den kanal, hvad koster en ansættelse for virksomheden. På den måde kan I benchmarke de metoder I benytter jer af.
Churn rate
Når folk er blevet ansat, så kan det være værdifuldt at følge med en churn raten. Altså, hvor lang tid folk bliver i stillingen. Hvor stor en omsætning er de med til at producere? Hvor kom de fra, qua rekrutteringsprocessn?
“Hvad er omkostningerne rent faktisk ved at få folk ind igennem det her medie. Hvis vi fanger dem via en recruiter, er det så noget hvor folk forsvinder hurtigt, eller er de mere stabile eller er der forskel på de recruiters vi bruger?” er spørgsmål som Jens Hagbard Grønkjær peger på, kan være interessante at følge.
Churn raten hænger måske også sammen med arbejdsmiljøet, og kan kombineres i dataene gennem en arbejdsmiljøvurdering. Er der fx problemer med indeklimaet på et kontor, og en større churn rate samme sted, så er det måske værd at overveje, hvordan det kan ændres. Det handler altså ikke bare om, at se på, hvad er churn raten, men også hvad årsagen til den lave eller høje churn rate er.
Sygdom og fravær
HRs arbejde handler om meget mere end rekruttering og churn, og derfor kan det også være relevant at tage et databaseret kig på fx løn, medarbejdersammensætning og sygdom.
Når det handler om sygdom, kan I fx følge med i hvordan det udvikler sig, og sammenligne det med tal fra Danmarks Statistik eller lignende, og dermed se om I ligger under eller over gennemsnittet. Her peger Jens Hagbard Grønkjær på, at det er vigtigt at kigge på, hvad det kan skyldes:
“Det kan fx være man har mange unge mennesker der får børn, og derfor har barnets første sygedag, som jo vil være noget lavere hvis man har en ældre sammensætning af personale. Det kan også i den forbindelse være relevant at følge med i sammensætning af sin personalegruppe. I forhold til køn og alder.”
Det kan også være, at I fra HRs side får øje på, at I hvert år i influenza-sæsonen ligger højt i sygefravær, fordi influenzaen rammer hele virksomheden inden for en måned. Så her skal der måske laves en indsats i form af en kampagne for at tage influenza-vaccinen, håndsprit på alle borde mv.
Andre data, der er værd at kører sammen, i forbindelse med sygdom og fravær, kunne ifølge Jens Hagbard Grønkjær fx være overarbejde og flextid, og om det er et sammenhæng mellem disse og sygedage.
MUS-samtale og medarbejdertilfredshed
Når I laver medarbejdermålinger for at holde øje med udviklingen af tilfredshed, så kan det også omsættes til data, der gør det muligt at følge med. HR-afdelingen kan sagtens have en forestilling om, hvordan det går, men det er også relevant at høre hvad medarbejderne har at sige, og sammenkøre disse resultater med besvarelser fra tidligere år eller MUS samtaler.
MUS-samtalen bliver nemlig nemt sådan et emne, der bliver skrevet ned på et stykke papir og puttet i skuffen. Men det kan sagtens registreres, så der er noget data som kan bruges til noget. Fx når det omhandler kompetenceløft, og hvad der er planlagt, hvorvidt det rent faktisk sker, eller om medarbejderen bliver utilfreds fordi planen netop ikke holder.