Ønsker I at blive en konkurrencedygtig organisation, hvor ord som samarbejde, forudsigelighed, kvalitet og produktivitet er kendetegnende for alle jeres aktiviteter? Så bør I bestemt overveje at implementere den agile metode, Kanban, som kan sikre jer et holistisk overblik og effektive arbejdsgange både på team- og organisationsniveau.
Annette Vendelbo er internationalt anerkendt agil specialist, og er især kendt for sit arbejde med Kanban. Hun er den eneste akkrediterede underviser i Danmark, der leverer åbne kurser akkrediteret af Kanban University. Hun driver Xvoto, som sikrer dig, at du får den rigtige undervisning i Kanban. Her giver hun jer her tre gode grunde til, hvorfor I skal implementere Kanban i jeres organisation.
Kanban skaber organisatorisk agilitet – automatisk!
Kanban-metoden kan implementeres i alle typer virksomheder, der leverer services. Som agil metode omfavner Kanban den uforudsigelighed, som nærmest er et vilkår i vidensarbejde, hvad enten man arbejder med IT, projekter, kommunikation,eller marketing m.v. Kanban kan desuden bruges fra top til bund i en virksomhed. På den måde kommer man til at tale samme sprog i hele virksomheden.
Hvor andre agile metoder er meget rigide og kræver store organisatoriske forandringer, er Kanban-metoden fleksibel. Man tilpasser metoden specielt til den særlige kontekst, der findes i et team, et projekt, en afdeling osv. Kanban er et flow-system, der er opbygget omkring værdi og kvalitet. Man har fuldt fokus på løbende at prioritere, så man kun arbejder med aktiviteter, der er vigtige og højt prioriterede. Kanban fordrer et opgør med multitasking-kulturen og sikrer med enkle principper en hurtig eksekvering, forklarer Annette og uddyber:
I Kanban arbejder man ud fra mantraet: Stop starting - start finishing. Det går i alt sin enkelthed ud på, at du skal koncentrere dig om ganske få ting ad gangen. Og så skal du færdiggøre dem. Du bliver ikke mere produktiv af at kaste flere bolde op i luften ad gangen. Tværtimod. Har du kun én bold at jonglere med, så er risikoen for, at du taber den markant mindre.
Mantraet om at færdiggøre én aktivitet, før man påbegynder en anden, er netop én af de absolutte fordele ved Kanban-metoden. Fokus er et nøgleord, og det betyder, at du får lov til at koncentrere dig om én eller få ting ad gangen. I Kanban går man efter evolutionære forbedringer og man forandrer kun få ting på en gang. Det betyder, at man kan nå at få alle med på disse forandringer, som hurtigt bliver til gode, agile-vaner fremadrettet. De færreste kan være med på revolutionære forandringer, som ofte sander til.
At have færre ting i gang på en gang, betyder faktisk – modsat hvad mange tror – at man bliver hurtigere færdig med alle aktiviteterne, folk bliver mindre stressede, kvalitet går op, og kundetilfredsheden stiger.
Kanban styrer aktiviteter, ikke mennesker!
Idet Kanban-metoden netop er effektivitetsfremmende, så ender implementeringen også ofte med at blive holdbar rundt om i organisationerne. Resultaterne er simpelthen til at tage at føle på. Effektiviteten kommer dog kun hvis I er nogenlunde disciplinerede i måden, I anvender jeres Kanban på, fortæller Annette og advokerer for disciplineret brug:
Når I arbejder med Kanban-metoden, så skal I sætte en række spilleregler op for, hvordan I arbejder med jeres aktiviteter, så I kan styre dem proaktivt.
Kanban-metoden adskiller sig fra andre agile metoder ved udelukkende at fokusere på styringen af aktiviteter frem for styringen af mennesker. De regler I opsætter forankres altså i aktiviteterne, og ikke i en særlig fordeling af roller og ansvar.
Samtidig gør metoden det også muligt for jer at arbejde med principperne på den måde, der giver mening for jer i jeres organisation. Når man bruger Kanban, så måler man også, hvordan det går. Man evaluerer typisk på gennemløbstid for alle aktiviteter, og man kigger på, hvor mange aktiviteter, man har gjort færdig i måleperioden. Man har øjnene rettet mod afhængigheder og blokeringer, og sørger for at minimere konsekvensen af det, der ikke fungerer optimalt. Alt sammen for at optimere produktiviteten og kvaliteten.
Drop silotænkningen og gå holistisk til værks
Med Kanban får I transparens. Metoden gør usynligt arbejde synligt, så I kan se alt, hvad der foregår. I finder også ud af, om jeres processer fungerer optimalt og får en fælles forståelse af, hvad der bør ændres. På den måde gør Kanban-metoden også op med silotænkningen, pointerer Annette og forklarer, hvordan Kanban-metoden er langt mere holistisk:
Man er nødt til at kigge på hele værdikæden, altså samtlige teams og afdelinger. Kæden er som bekendt ikke stærkere end det svageste led, hvorfor man er nødt til at have et overblik over alle ledene i de serviceleverancer man arbejder med. Sagt anderledes, så nytter det ikke noget at have et dream team, der klarer alle deres aktiviteter godt, hvis de bliver bremset i det næste team.
Kanban-metoden får jeres aktiviteter i hus
Der bliver nemlig balance mellem ”udbud og efterspørgsel”. I skal altså implementere Kanban, hvis I ønsker at få en langt mere handlingsbaseret tilgang til jeres aktiviteter. Og I må ikke sætte flere aktiviteter i gang, end I har båndbredden til at færdiggøre.
Med metoden visualiseer I, hvad der sker i jeres Kanban-system. I kan se hvad , der virker og hvilke forhindringer, der bør elimineres. Det giver jer optimal styring af hver aktivitet og den evolutionære tilgang gør, at de ændringer i foretager bliver til gode og sunde vaner.
Kanban-metoden er ikke kun brugbar på team- eller projektniveau. Den skalerer til porteføljeniveauet og til det strategiske niveau. Man Kanban kan I med andre ord skabe sammenhæng fra top til bund.
Har du fået lyst til at vide endnu mere om Kanban? Måske ser du endda perspektiv i at blive certificeret i metoden?