Stress ses hyppigere og hyppigere blandt både medarbejdere og ledere, men ofte bliver der først reageret, når skaden er sket. De menneskelige omkostninger bag en sygemelding kan være enorme, hvorfor vi i højere grad bør arbejde med forebyggelse af stress. Læs med her og find ud af, hvordan du forebygger stress blandt dine medarbejdere.
Stress kan have enorme omkostninger. Allermest for det menneske, det rammer, men også for virksomheden, og for samfundet generelt. Stressbehandling er i disse år, ifølge Steffen Tange, der er psykolog og Partner i Summit Consulting, for det meste individualiseret og næsten psykologiseret, dvs. at den stressramte bliver behandlet som et isoleret tilfælde uden at se på, hvilke organisatoriske faktorer, der eventuelt har været med til at skabe stress. Derfor mener han også, at det er vigtigt, at vi har et mere forebyggende og proaktivt fokus fremadrettet.
Læs med herunder, og find ud af:
- Hvorfor stress opstår
- Symptomer på stress
- Hvordan du forebygger stress
- De 5 copingstrategier
- Hvordan du skaber en kultur, der forebygger stress
Stress blandt medarbejdere - hvorfor opstår det overhovedet?
Steffen Tange påpeger, at stress som udgangspunkt er et neutralt begreb, der beskriver en momental belastningstilstand. Den oplever vi i mange af livets forhold, både på arbejdspladsen, men også i forbindelse med eksempelvis udøvelse af sport, eller i forbindelse med konflikter både på arbejdspladsen og privat.
Når man skal tale om, hvorfor stress opstår, så kan man ikke pege på et enkelt parameter, men det, der gør mennesker syge af stress er, hvis en belastningstilstand bliver vedvarende, og at vi ikke får restitueret ovenpå presset, eller hvis vi ikke kan påvirke de faktorer, der presser os. Forskning peger på, at kombinationen af høje krav og lav kontrol på arbejdspladsen er én af de vigtigste forklaringer på, at folk ender med at blive syge af stress. Samtidig peger Steffen Tange på, at vi kun er mennesker, hvorfor udfordringer i privatlivet også kan have en indvirkning på vores stressoplevelse på arbejdet.
“Det kan være børn, der ikke trives i skolen, sygdom eller igangværende skilsmisse. Kombinationen af et stort arbejdspres og udfordringer i det private er en farlig cocktail, der nogle gange kan gøre folk helt syge af det.”
3 symptomer på stress, som du skal være opmærksom på
Men hvilke konsekvenser har stress så?
Omkostningerne af en sygemelding, der bunder i stress, er mange. Steffen Tange peger på de menneskelige omkostninger som de primære, da det er trivsel og livskvalitet, der er på spil. Forskning peger på, at hvis man har været ramt af stress, så kan det være svært at komme tilbage på arbejdspladsen, da man dels kan føle sig alene og ”skamfuld” i det, og dels kan opleve et direkte eller indirekte pres om at komme hurtigere tilbage på fuld kraft, end man føler sig klar til. Dette kan i sig selv presse den stressramte, da man kan frygte for sit job, hvis ikke man kommer hurtigt tilbage.
Men også økonomisk og samfundsmæssigt koster en stresssygemelding, forklarer Steffen Tange:
“Økonomisk og kvalitetsmæssigt bliver det også dyrt for arbejdspladsen. Nogle gange skal man have vikarer ind, eller man kan være nødt til at ansætte nogle midlertidige medarbejdere, der ikke er lige så kvalificerede. Når folk er sygemeldt, er der også økonomiske udgifter forbundet med f.eks. løn under sygdom osv.”
I et bredere perspektiv kan det også ende med at koste samfundet dyrt, fordi det nogle gange ender med at være det offentlige, der kommer til at betale, hvis f.eks. sygdoms- og behandlingsforløb ender med at blive livslange.
Et positivt perspektiv på stress er i denne sammenhæng, at mange, der har været sygemeldt med stress udtrykker, at de er blevet bedre til at mærke egne grænser, og til at sige fra overfor et for stort arbejdspres, og på den måde har brugt situationen til noget godt.
Triggers og symptomer på stress, du skal være opmærksom på
Som leder er der flere forskellige symptomer, du kan lægge mærke til blandt dine medarbejdere. Men Steffen Tange lægger ud med en særlig vigtig pointe:
“Folk har en tendens til at arbejde sig længere og længere ind i sine arbejdsopgaver i takt med at presset bliver større. Så bruger man mere og mere energi på at holde sig oprejst. Så det man ofte ser er, at den sidste, der opdager den sygdomstruende stress, faktisk er den stressramte selv.”
Det er altså vigtigt, at du, som både leder og kollega, er opmærksom på både dig selv og andre. Steffen Tange kommer med tre symptomer du kan holde øje med; nemlig de fysiske og mentale symptomer samt adfærdsændringer.
Hvordan laver man en arbejdskultur, der modarbejder stress?
3 symptomer på stress, som du skal holde øje med
Fysiske symptomer
Steffen Tange beskriver, at hvis man er stresset, får man ofte forskellige fysiske symptomer: hovedpine, rysten på hænderne, ”røde pletter” på halsen eller et stakåndet åndedræt. Andre symptomer, der måske kommer efter længere tid, er ændring i hygiejnen eller at man kommer til at svede meget. Nogle af disse symptomer er forbigående, men kan blive vedvarende i en langvarig belastningssituation.
Mentale symptomer
Et typisk signal om stress kan være, hvis personen begynder at klage over dårlig søvn eller kommer vedvarende træt på arbejde, fordi de har sovet dårligt.
“Personer med stress begynder også at huske dårligere. Så hvis de glemmer aftaler eller kommer og spørger om det samme igen og igen, så kan det være et tegn på, at folk er i ubalance.”
Adfærdsændringer
“De adfærdsmæssige ting du kan lægge mærke til er, at personer, der er stressede, ofte har en tendens til at trække sig fra fællesskabet. De holder måske op med at gå til frokost med de andre, fordi de lige skal nå det, det og det.”
Du skal kort sagt være på vagt, hvis du oplever en medarbejder, der ændrer adfærd, f.eks. bliver mere indadvendt og trækker sig, især hvis det normalt er en person, der er udadvendt. Et andet tegn er en kort lunte, og at personen hurtigere bliver irritabel, fordi denne ofte kæmper en indre kamp for at holde balance.
Hvornår bliver det farligt?
Alle mennesker er forskellige, og derfor findes der ikke en absolut facitliste. Det vigtigste er at lytte til sig selv og sin krop. Dog mener Steffen Tange, at der givetvis vil være flere symptomer på spil, hvis man er på vej ind i en problematisk stresssituation, og altså ikke kun én af de ovenstående symptomer.
Derudover skal der også skelnes mellem den midlertidige travlhed, hvor det ikke når at blive direkte farlig stress. Her er personen ofte selv opmærksom på, at de har travlt. De benævner ofte selv, at de har virkelig travlt, og er dermed bevidste om deres situation - og derfor er det måske ikke kritisk - endnu.
Forebyg stress blandt dine medarbejdere
For at arbejde med forebyggelse af stress, peger Steffen Tange på, at lederne, fra starten af, skal have det med i betragtning i forbindelse med opgaveplanlægning, ressourcefordeling og de deadlines, der bliver sat for medarbejderne:
“Så undgår man nemlig, at man kommer til at trække på de medarbejdere man ved vil løse opgaverne hurtigst. For det er meget ofte, det der sker. Opgaverne ryger derhen, hvor man ved, at de bliver løst. Og det gør de meget ofte til de dygtige, ansvarlige, loyale, pligtopfyldende og rimeligt strukturerede medarbejdere.”
Man kommer altså langt, når man laver en fordelingsplan. Men det sætter fokus på andre faktorer, der har en betydning, nemlig kompetenceudvikling.
Se de 5 copingstrategier mod stress
Hvad har kompetenceudvikling med stress at gøre?
Det, at medarbejderne hele tiden har de rette kompetencer til at udføre deres opgaver, er et vigtigt aspekt i stressforebyggelse. På den måde undgår de nemlig at køre fast i deres opgaver, men føler sig derimod klædt på til at klare opgaven. Steffen Tange forklarer:
“Det viser sig meget ofte, at medarbejderne ikke rigtig tør sige, hvis der er noget de har svært ved. Der opstår en stolthed og en loyalitet hos medarbejderne, og de er nervøse for at lederen opdager, at der er noget, de faktisk ikke er så gode til. Så er det ikke altid, at de tør sige det til lederen.”
Han mener derfor, at det er vigtigt, at du som leder, er opmærksom på, hvorvidt medarbejderne er klædt på til deres opgaver. Det er nemlig tit sådan, at kompetenceudviklingen negligeres i tider med vedvarende arbejdspres.
“Så bliver folk ikke dygtigere til at løse opgaverne, og så ender de med ikke at gøre det så smart som muligt. Så det er ekstremt vigtigt, at lederen sikrer den nødvendige kompetenceudvikling, selvom der er arbejdspres,” forklarer Steffen Tange.
Derfor skal du som leder, proaktivt, være opmærksom på om medarbejderne er klædt på til deres opgaver, og overveje hvordan de løbende kan opkvalificeres, f.eks. gennem kurser, sparring, sidemandsoplæring, videndeling og erfaringsudveksling. Dette er også en vigtig vej til at undgå den tidligere nævnte faldgrube med at trække større og større veksler på bestemte medarbejdere, mens andre ikke leverer i samme grad.
Værktøjskassen til dig, der arbejder med stressramte eller truede
Som leder, der arbejder aktivt med at forebygge stress, er det vigtigt, at du har styr på de redskaber, du kan bruge. Her beskriver Steffen Tange, hvordan de hos Summit Consulting, bl.a. arbejder med copingstrategier.
“Når mennesker er under pres, og vi fx er arbejdspressede, så har vi forskellige copingstrategier vi kan benytte. Og copingstrategier er nogle, der faktisk ligger i os – de er forankret i hjernen, som styrer nogle fysiske og emotionelle forsvarsmekanismer, når vi møder et pres.” Og disse benytter vi bevidst eller ubevidst ifm. pres. Problemet er, at vi ofte benytter dem unuanceret, og ikke får udnyttet alle strategier til at cope med stress-situationen.
Som leder kan du benytte fem copingstrategier som en indgang til at snakke med dine medarbejdere om deres håndtering af arbejdspres, og hjælpe dem til bedre at håndtere pres.
5 copingstrategier
De fem copingstrategier er nogle alle bruger i forskellig grad, både medarbejdere og ledere. Du kan som leder hjælpe dine medarbejdere med at håndtere pres ved at coache og hjælpe dem med at blive mere bevidste om at bruge de forskellige strategier. Og det giver også dig nogle ledelsesopgaver ifm. den enkelte copingstrategi.
1. Aflastning, ro og hvile
Ro og tid til at hvile og restituere er afgørende for, hvordan du klarer presset, siger Steffen Tange. Det er helt banalt, vigtigt at få holdt pauser, og mentalt at få en pressende opgave/arbejdsdag ud af hovedet, så den ikke fylder og binder energi i døgndrift. Her kan bl.a. mindfulness-metoder fungere, da de hjælper med at dæmpe et tankemylder. Steffen Tange beskriver denne copingstrategi:
“Her forbliver du i den opgave du har, eller den pressende situation, du er i, og prøver selv at klare den ved at få slappet af sådan, at du er frisk og i indre balance til at kunne håndtere presset.”
Din opgave som leder kan være at medvirke til at skabe en sund arbejdskultur uden for lange arbejdsdage, og hvor pauser bliver hyldet, og hvor der f.eks. ikke er en forventning om, at mails besvares i weekender, ferier osv.
2. Planlæg, strukturér og prioritér
Steffen Tange beskriver, at vi ofte har en tilbøjelighed til at tage den ene opgave efter den anden uden at tænke over, hvor effektivt det egentlig er:
“Hvis vi har meget travlt, og f.eks. har 100 mails i indbakken, så tager vi dem ofte fra en ende af. Problemet er, det er ikke altid smart, fordi vi ender med at bruge tid på mails, der er ligegyldige. Så der kan det nogle gange være smart lige at få et overblik over, hvad der ligger i indbakken. Hvad er fx de fem vigtigste mails jeg skal forholde mig til nu?”
Det er derfor vigtigt at du tager dig tiden til at strukturere og planlægge såvel indbakken som dine opgaver, specielt hvis du føler dig stresset og presset på tid. Det kan spare tid i den anden ende.
Opgaven som leder er at tage et overordnet ansvar for prioritering og struktur omkring opgaveløsningen i afdelingen, samt dernæst at stimulere medarbejderen til at planlægge og strukturere sin opgaveløsning på en god og stressforebyggende måde.
Samtidig kan du have en vigtig rolle, hvis en opgave involverer flere kolleger, og der opstår tvivl om prioriteringer og fordeling af delopgaver mv.
3. Genforhandle krav
Hvis de to ovenstående copingstrategier ikke fungerer, så kan genforhandling af krav med sin leder, komme ind i billedet. Det kan gøres på flere måder, og Steffen Tange kommer her med et bud:
“At man faktisk går ind og siger til sin leder, jeg føler, jeg har for meget i min pipeline, jeg har for stor opgavemængde, og jeg kan se, det står på den næste måneds tid eller to, og jeg har brug for at få afklaret, om der er nogle af de her opgaver jeg kan vente med, eller er der opgaver som andre kan tage sig af.”
En anden vej, er også at være ærlig omkring, hvis du ikke kan nå din deadline, og derfor tager ansvar for at forsøge at rykke den til et realistisk tidspunkt.
Lederens opgave er her at følge med løbende i den medarbejderens opgaveportefølje, f.eks. gennem løbende en-til-en samtaler, hvor du afstemmer, om medarbejderen er i balance ift. sine opgaver og opgavemængden. Det er vigtigt, at du som leder tager det alvorligt, hvis nogen benytter denne copingstrategi. Om nødvendigt må lederen overveje, om ressourcerne i afdelingen modsvarer den samlede opgavemængde, og må om nødvendigt ”lede opad” ved at involvere egen chef i dette spørgsmål.
4. Bed om hjælp
Mange har en tilbøjelighed til ikke at ville spørge efter hjælp, og Steffen Tange peger på, at det er fordi medarbejdere ofte er utrolig pligtopfyldende og ambitiøse omkring opgaverne.
“Vi er også loyale overfor vores kollegaer, og kan vi se, at kolleger også er arbejdspresset, så bryder vi os ikke om at bede om hjælp. Så den her copingstrategi benytter vi os generelt for lidt af.” Beskriver Steffen Tange.
Det handler derfor om at turde sige til din leder eller kollega, at du har brug for hjælp, og erkende, at du ikke kan nå opgaven, eller har svært ved at overskue den.
Din opgave som leder er her at legalisere, både overfor den enkelte og hele teamet, at det er legitimt at bede om hjælp, og dernæst at sikre, at den pågældende får den hjælp, som efterspørges. I bedste fald løser kollegerne det selv indbyrdes, men ellers er det vigtigt, at du som leder går aktivt ind i at sikre hjælpen ved at involvere teamet eller en konkret kollega.
5. Bak ud - sig nej
I sidste ende, hvis alle de andre copingstrategier ikke fungerer, så kan du blive nødt til at bakke ud, og sige fra overfor opgaven. Som allerede nævnt falder det mange svært, da vi kan være bekymrede for, at det sender et signal om, at du ikke er ”robust”, at du ikke har ”styr” på dine opgaver, eller at du er vrangvillig. Men hvis du ikke siger fra, så kan der være en risiko for, at den stresstruende tilstand fortsætter, indtil den bliver sygdomsfremkaldende.
Igen har du som leder en vigtig rolle ift. at legalisere, hvis medarbejderen får brug for at sige fra, og i stedet for at opfatte dem som ikke-robuste, så i stedet at tage et medansvar for situationen, og se på, om der er problemer ift. ressourcer, organisering, kompetenceudviklingsbehov mv.
Lederens egne copingstrategier
Det kan være rigtig svært som medarbejder at trække sig ud af en opgave, og netop derfor advokerer Steffen Tange for, at lederne følger med i medarbejdernes opgavemængde og arbejdsrytmer.
“De to sidstnævnte strategier, er nogle vi meget sjældent bruger, fordi vi meget gerne vil lykkes på arbejdspladsen, og vi meget gerne vil sende et signal til vores omgivelser om at vi har styr på det. Og det er hele problemet, for medarbejderne siger ofte ikke fra i tide.”
Derfor beskriver Steffen Tange også, hvordan de på kurset beder lederne om at tænke på deres egne copingstrategier. Så de ”på egen krop” mærker efter, og bliver bevidstgjort om deres egen håndtering af arbejdspres.
“Det er virkelig en øjenåbner for mange ledere, fordi de opdager jo, at de selv kun bruger nogle få af de her copingstrategier, og har en tilbøjelighed til at bruge de samme.”
Lederene selv, finder altså ud af, at de også selv er ret dårlige til at bede om hjælp eller strukturere deres opgaver, og i stedet ender med at lave brandslukning.
Hjælp dine medarbejdere og undgå HDGO strategien
Hvad gør du som leder, hvis du har et team, hvor nogen er presset? Steffen Tange beskriver, hvordan noget af det vigtigste er at få sat ord på arbejdspresset sammen med medarbejderen. Og hvis medarbejderen ikke selv kommer, at du som leder, finder en anledning til at snakke med personen under fire øjne.
“Og få sagt: jeg har brug for at snakke med dig, for du virker presset, og det bekymrer mig. Det virker som om, at opgaven er svær at overskue, og jeg tænker, vi skal drøfte, om der er noget du eller jeg kan gøre for, at du får mindsket arbejdspresset.”
“Håber Det Går Over”-strategien
Det vigtigste ikke at gøre som leder, er ifølge Steffen Tange at benytte HDGO strategien: “Håber Det Går Over”, er når du som leder registrerer, at dine medarbejdere er presset, men vælger ikke at gøre noget ved det.
“De registrerer, at der er nogle medarbejdere der virker stresset, men de ved ikke rigtig hvad de skal gøre. Og så ender de med at håbe, at det går over - det vi kalder HDGO strategien. Den er der mange ledere der griner af, når vi præsentere den, og de griner i flovhed, fordi de kan godt genkende det.”
Legalisér at snakke om arbejdspres
En anden vigtig vej at gå, er at adressere arbejdspresset over for hele teamet, så det ikke kun handler om den enkelte medarbejder. Steffen Tanger beskriver det således:
“At appellere til i gruppen, at man er opmærksom på at hjælpe hinanden, og at legalisere, at tale om, at man kan føle sig arbejdspresset, det er en enorm vigtig rolle lederen har. Ofte er det ikke bare een medarbejder der føler sig presset, det er flere.“
Derfor skal det også være okay at snakke åbent om, at der er travlhed i kontoret, og at der måske er nogle, der i perioder har mere travlt end andre. Og dette indebærer naturligvis et krav til lederen om at tage det alvorligt, hvis flere i teamet oplever et vedvarende arbejdspres, og at se på, hvordan du som leder kan være med til at strukturere eller organisere nogle ting på andre måder, eller at genoverveje deadlines mv.
Skab en kultur der forebygger stress
For at forebygge stress, handler det altså også om at tale åbent og ærlig om arbejdspres. Her har du som leder en vigtig rolle, der handler om at anerkende, at der er et arbejdspres, hvad end det er forbigående eller det er en del af præmissen på arbejdspladsen.
“Ledelsen spiller en vigtig rolle i forhold til at bryde tabuet om, at man kan føle sig presset. Forskningen viser, at medarbejdere ofte ikke har lyst til at indrømme, at de føler sig presset, og så er det, at risikoen øges for, at det ikke kommer frem i lyset, og at nogen ender med at gå ned med stress.”
Det hjælper altså i sidste ende både medarbejderen og virksomheden at legalisere og tale åbent om arbejdspres.