Digitaliseringen har gennem en årrække gjort sit indtog på forskellige fronter inden for uddannelsessektoren. Specielt når det kommer til undervisning og administration er fremtiden lys. Men hvordan kan digitalisering egentlig bruges, og kommer robotterne til at overtage alle de administrative jobs?
Flere uddannelsesinstitutioner i Danmark er udfordret af løbende besparelser, og det samme gør sig gældende for Rybners i Esbjerg. Derfor er de gået benhårdt ind i digitalisering og udvikling af robotter til at effektivisere og spare på ressourcer, blandt andet når det kommer til de administrative opgaver. Vi har taget en snak med Annalise Schmidt, som er direktør for økonomi og administration på Rybners, for at høre lidt om, hvordan uddannelsesinstitutionen arbejder med digitalisering og robotteknologi i deres dagligdag.
Kvalitet, arbejdsmiljø og ressourcer
På Rybners har de arbejdet med digitalisering gennem en lang årrække, og ser derfor også mange muligheder i fremtiden, både når det kommer til undervisning og hele den pædagogiske del, men i den grad også i forhold til de administrative processer, hvor der ofte ligger en del rutineprægede opgaver.
Annalise Schmidt peger på, at de muligheder og potentialer de ser på Rybners ikke bare handler om og effektivisere og dermed få økonomisk gevinst, men at det i høj grad også handler om kvalitets-forøgelse og hvordan de skaber et bedre arbejdsmiljø. Robotterne kommer altså ikke og overtager de administrative jobs fra medarbejderne, men skal være med til at skabe både kvalitet, arbejdsglæde og effektivitet, ved at formindske fejlmargen.
“Robotterne kan understøtte en mere effektiv arbejdsproces, og de kan skabe et bedre arbejdsmiljø for medarbejderne, og de kan levere en højere kvalitet. Også kan vi jo lade medarbejderne løse de mere komplekse opgaver, hvor det kræver at man kan analysere, og hvor der ikke er regler men vurderinger inden over,” fortæller Annalise Schmidt.
Robotterne overtager
En af de mange måder, som Rybners arbejder med digitalisering og robotter på, er ved at gå sammen med andre skoler, om at løse bestemte administrative opgaver, hvor man kan dele omkostningerne.
Dette administrative fællesskab er en samling af 55 skoler, hvor hver skole har min. 2 superbruger, som har reference til en central superbruger team på Rybners. De centrale superbrugere på Rybners fungerer som support, så hvis skolerne lokalt oplever problemer, så kan de kontakte teamet på Rybners. De centrale superbrugere udvikler også robotprocesser, som de øvrige skoler kan sætte i drift på egen skole.
En administrativ opgave, der er blevet løst i fællesskabet, er blandt andet en opgave med at overføre data fra optagelse.dk og ind i de lokale administrative systemer. Hvor det tidligere skulle gøres manuelt, er der nu udviklet en robot, forklarer Annalise Schmidt: “De elever der søger ind via optagelse.dk, deres oplysninger kommer ikke automatisk ind i vores administrative systemer. Tidligere skulle man så sidde, og tage hver enkelt fil og uploade manuelt, gemme og taste oplysninger ind. Det har vi så lavet en robot der gør i stedet for, den tager de oplysninger fra optagelse.dk og putter dem derhen, hvor de skal være. Det er en opgave, der har sparet skolerne for meget, med alle de elever de optager.”
En anden opgave, der før tog rigtig meget af tiden blandt de administrative medarbejdere, var refundering af kørsel til mestrene bag eleverne på hovedforløbet. Her blev der lavet en robot, der kan se hvem der går på skolen, og udregne hvor meget refundering der skal udbetales, ud fra hvor langt eleven har til skolen, og hvor meget det vil koste.
“Det var en opgave man før sad med manuelt, og kiggede på hvilke elever der var på skolen, og hvor lang tid de skulle være der, og ud fra det samt alder mv. hvad det billigste transport så var. Derefter skulle det regnes ud manuelt, og tastes ind i systemet. Det er en proces der tager meget kortere tid, men der er også en meget mindre fejlmargen fordi robotten er rigtig hver gang,” fortæller Annalise Schmidt.
Annalise Schmidt peger på, at robotterne er særligt effektive hvis man sidder et sted, hvor der er brug for at overføre data fra et system til et andet, ligesom at hun også mener, at robotterne kommer særligt i spil de steder, hvor opgaverne har noget volumen. Altså der hvor der er nogle helt faste regler der skal overholdes, og som er en opgave der kører flere gange om året. Det er nemlig her, at robotterne kommer til sin ret.