SWOT-analyse, du har helt sikkert hørt det før. For rigtig mange, er SWOT-analysen et enkelt og effektivt redskab til at skabe et indblik i din virksomheds strategiske situation. Men faktisk er det et værktøj, der kan meget mere - specielt hvis du arbejder med projekter.
Har du glemt din SWOT-analyse fra handelsskolen eller den videregående uddannelse? Så er det måske værd at tage de støvede papirer frem igen, for den kan stadig bruges. SWOT-analysen bliver ofte set som et ledelsesredskab, et redskab til at tage beslutninger og få overblik inden projektet bliver sat i gang.
Men SWOT-analysen kan bruges til meget mere. Du kan endda bruge den på dig selv, hvis du har lyst. Men ifølge Kirsten Nielsen, indehaver af Knowledge Design, er det særligt i projektledelse, at det er et godt værktøj til at få projektet i fokus. Så er du projektleder, arbejder projektbaseret eller lignende, så er det måske værd at støve det halvgamle værktøj af, og læse med herunder.
Strengths, Weaknesses, Opportunities og Threats.
Hvis du kender SWOT, så har du også helt styr på ordene bag forkortelsen. Vi tager den dog lige endnu en gang, så alle er med - det kunne jo være at den viden var røget i svinget.
Den klassiske SWOT-analyse viser et billede af virksomheden, og hvordan den klarer sig i konkurrencen mod andre. Derfor bliver den ofte brugt på et overordnet strategisk niveau. I analysen er der fokus på både interne og eksterne forhold i virksomheden, og hvordan de påvirker både positivt og negativt.
Strengths: Styrkerne i virksomheden, det kan fx være viden, loyale kunder, et godt brand, produkt mv.
Weaknesses: Kompetencer virksomheden ikke har, eller gør dårligere end konkurrenterne.
Opportunities: Muligheder kan fx skyldes nye love, trends eller teknologi. Det kan også være konkurrenten der har en dårlig økonomi, eller nye kunder.
Threats: Trusler mod dine forretningsmuligheder kan være større konkurrence på markedet, kunder der skifter, lav vækst, nye trends eller opkøb.
SWOT i projekter
SWOT-analysen ligger, som beskrevet tidligere, naturligt i præ-projektet. Dér, hvor beslutningerne om projektet bliver taget, hvor budgettet bliver lagt og projektlederen fundet. Men faktisk fungerer SWOT også ganske udmærket til at starte projektet op.
Ifølge Kirsten Nielsen, kan SWOT-analysen fungere rigtig godt som en kick-off i projektet. Specielt på de mindre projekter kan det være med til at give en bedre opstart. Det er fordi, SWOT-analysen kan give hele teamet et indblik i, ikke bare svagheder, men også styrker i projektet. Det gør, at projektet kommer i fokus fra start, og at man, måske i mindre projekter, til gengæld kan vælge at droppe risiko- og interessentanalysen.
En vigtig pointe, som Kirsten Nielsen peger på, er dog, at det interne og eksterne i SWOT-analysen ikke nødvendigvis er det samme, når man bruger den i forbindelse med projektledelse som når analysen bruges i business-cases.
Det interne er det, du med sikkerhed ved er styrker og svagheder i projektet; det er kendte ressourcer, facts og det team, der er sat sammen. Det eksterne kan fx godt repræsentere nogle forhold internt i virksomheden, fx at et andet team i virksomheden er imod projektet. Da de ikke er en del af projektet, repræsenterer de derfor en ekstern trussel i forhold til projektet.
Brug SWOT-analysen aktivt
Ofte bliver en SWOT-analyse lavet, for derefter at blive lagt til side igen efter en halv time. Men her mener Kirsten Nielsen, at den skal tages ind og bruges i praksis. Fordi SWOT-analysen kan gøre, at du kan sætte proaktive handlinger på styrker og svagheder, du kender helt fra start.
Dette kan fx gøres i forbindelse med projektopstart, hvor du som projektleder sammen med dit projektteam finder frem til det I ved, og det I ikke ved, om projektet. Det foregår med post-it’s og brainstorm, og suppleres med forslag til konkrete handlinger - på den måde får du som projektleder en række faglige bidrag og input, som du sandsynligvis ikke selv var kommet i tanke om. Handlingerne noteres og der sættes ansvarlige på. Om muligt også deadlines.
Senere kan handlingerne overføres direkte til den efterfølgende tidsplan. Eksempler på handling ved en styrke som ”Vi har prøvet noget lignende før” kunne være ”Find al information omkring det tidligere projekt, inddrag evt. kolleger, der var en del af projektet”. I forbindelse med truslen ”Det bliver regnvejr på dagen”, kan handlinger være ”Hav regnslag klar til alle, flis på pladsen osv.”
Lær at bruge SWOT-analysen i dine projekter?
Vil du høre mere om, hvordan du på bedst mulig vis, kan bruge SWOT-analysen i dine projekter (samt en hel masse mere om projektledelse)? Så finder du alle kurser fra KnowledgeDesign lige her.