Forestil dig, at du skal til at bygge et hus. Ville du hoppe direkte ud på det dybe vand og sætte håndværkerne i gang med det samme? Nok ikke. Du ville - med stor sandsynlighed - bruge en rum tid på at sætte håndværkerne ind i, hvad det er, du vil have, hvilke materialer de skal bruge, og hvordan du i sidst ende ønsker, at det skal se ud. Hvad har det med effektiv projektledelse at gøre? Ret meget faktisk, for du bør starte et projekt op på samme måde.
Metaforen ovenfor giver et meget godt indblik i agil projektledelse og hvordan Plan A Projects arbejder med at risikominimere inden for både tid, økonomi og fejl i projekter. Vi har derfor talt med Lasse Borris Sørensen, Agil Coach og CEO ved Plan A Projects, om agil projektledelse, og hvordan metoden kan være med til at minimere de risici du finder i større projekter.
Hvad er det nu lige præcis agil projektledelse går ud på?
Ifølge Lasse Borris Sørensen handler projektledelse om at gennemføre et projekt, og når det kommer til agil projektledelse, især om at blive klogere undervejs: ”I starten af projektet ved du noget, men bestemt ikke det hele. Så dykker du ned i det ene hjørne og finder ud af noget der, og så dykker du ned i det andet hjørne og finder ud af noget der.”
Og netop det her med, at du går ind til et projekt med en bevidsthed om, at du absolut ikke ved alt, og at der med stor sandsynlighed kommer rettelser, nye ideer og bedre tilgange undervejs, er kimen i agil projektledelse. Du bliver nemlig altid klogere undervejs.
Vandfaldsprojektet vs. agil projektledelse
Måske overvejer du, hvad forskellen er på agil projektledelse og projektledelse i vandfaldsprojekter. Projektledelse i vandfaldsprojekter beskriver Lasse Borris Sørensen lidt som et vandfald. Du starter på øverste etape og så ryger vandet ned på næste etape, og næste igen. Og som et klassisk vandfald kan vandet ikke løbe op igen.
”Ligesom et vandfald handler det om, at du på et tidligt tidspunkt har taget en beslutning om, at vi vil have tingene sådan og sådan. Og hvis du så undervejs bliver klogere, og finder ud af et eller andet, så begynder du at lave det, der hedder ændringsanmodninger, hvor du begynder at lave justeringer til det oprindelige mål. Det vil sige, ændringsanmodning, det ligger næsten i det, at det er en undtagelse.”
Den agile tilgang går ind med en præmis om, at du hele tiden bliver klogere. Derfor er den agile tilgang, ifølge Lasse Borris Sørensen, organiseret i forhold til arbejdsroller, opnåelse af viden, og opdeling af arbejdet i sprints.
Planlæg dit projekt mod det ukendte
Det giver måske meget god mening for dig, at der skal være plads til udvikling, nye tanker og ny viden undervejs i et projekt. At du ikke nødvendigvis ved, hvor du skal ende. Men hvordan arbejder du egentlig agilt? Det handler om, at få størst muligt forretningsværdi, hurtigst muligt – som det også gør i alle andre former for projekter. Men med den agile tilgang, kommer værdien ikke først til allersidst, men undervejs i projektet.
”Du kan fx godt lave nogle del-leverancer, meget tidligt, der skaber noget værdi hos dem der skal bruge det. Fx en kunde vi havde, der skulle lave 6 finansielle rapporter. Allerede efter tidlig idriftsættelse af den første, var den jo ude og skabe værdi i forretningen. Udover værdien, blev det også muligt at modtage meget relevant feedback, før man skabte de 5 næste,” beskriver Lasse Borris Sørensen.
Den første rapport blev netop skabt i et sprint, og der var dermed mulighed for at genoverveje, hvordan projektet faktisk skulle se ud. Men hvordan er det lige, at man planlægger et projekt rundt om noget, der er ukendt?
”Det er et godt spørgsmål, fordi, det er jo aldrig sådan at alting er ukendt eller at alting er kendt. Og det der er ukendt kan du gøre nogle forskellige ting for at blive klogere på. Du kan fx lave en markedsundersøgelse, eller du kan brække opgaven ned i noget mindre, så det bliver mere overskuelig.”
Det betyder altså ikke nødvendigvis noget, at du ikke kender alle dele af projektet fra starten, så længe der bliver gjort en indsats for at gøre det kendt.
Mennesket er i centrum i den agile tilgang
For Lasse Borris Sørensen er det dog ikke kun selve projektet der har en betydning, i forhold til hvordan man arbejder agilt. Det handler nemlig i lige så høj grad om mennesket bag projektet:
”Hvis du har et projektteam på 8-10 mennesker, så vil der oftest være en projektleder, som traditionelt set er den der laver planen. I agil projektledelse, er projektlederen den eneste person der ikke planlægger. Fordi, det er resten af folkene der ved hvor lang tid det tager at opgaven, fordi de har en bedre indsigt i det.”
Motivation, engagement og involvering
Den agile tilgang har en række fordele; som at medarbejderne føler sig involveret og engageret, og dermed også motiverede til at sørge for at projektet kommer i mål.
Mennesket bag har en rigtig stor betydning i projekter, og ifølge Lasse Borris Sørensen, er der to ting der har en kæmpe indflydelse på medarbejderes trivsel i projekter:
- Indflydelse
- Forudsigelighed og overblik
Dit nuværende arbejde, og din trivsel i det, har indflydelse på din livskvalitet, og ifølge Lasse Borris Sørensen også på din karriere: ”Fordi, hvis du har det godt undervejs, så kan du også performe godt i en længere periode. Derfor, er vores fokusområde på at gøre det bæredygtigt, så det både er en gevinst for virksomheden og for individet der deltager i projektet.”
Lasse Borris Sørensen mener altså, at det hele starter ved individet. For når individet har det godt, så smitter det i sidste ende af på både teamet, projektet og virksomheden. Det betyder, at produktet bliver leveret til tiden, i god kvalitet og i de leverancer der er brug for.
Risici - Hvorfor er det relevant risikominimere for dig?
Agil projektledelse er ifølge Lasse Borris Sørensen, et perfekt værktøj til at risikominimere. Men hvad betyder det egentlig? Hvilke risici er det du bør minimere?
Med risikominimering mener Lasse Borris Sørensen, at være bevidst om hvor du vil hen, og hvilke muligheder du har for at nå det, så du ved hvordan du skal styre derhen: ”Hvis jeg skal skære det ned til en sætning: at blive klog på hvad du skal lave, inden du laver det. Og det vil sige, i stedet for bare at kaste dig ud i opgaven, så bruge noget tid på, i fællesskab, at finde frem til, hvad det egentlig er du har brug for, og hvor lang tid det tager.” beskriver Lasse Borris Sørensen.
Og det er netop her at metaforen om huset, som blev beskrevet i starten, er relevant. For hvor stor er sandsynligheden egentlig for, at du får det hus du ønsker dig, hvis du ikke først har tegnet, vist og forklaret håndværkerne hvad det er du mener, og at I har opnået en fælles forståelse?
Hvad får du ud af at arbejde med risikominimering?
Udover, at du ikke pludselig står med et helt forkert hus, hvad er det så egentlig for en risiko du kan minimere, ved at bruge den agile metode? Det handler selvfølgelig om tid, men i tid ligger der også økonomi.
”Det at få leveret det du gerne vil have, minimerer risikoen for at der kommer et eller andet ud af det byggeri, som du slet ikke vil have. Men du minimerer også risikoen for, at det bliver leveret for sent. Det er jo klart, når folk ved hvad de skal lave, så har de også nemmere ved at fortælle, hvor lang tid det tager. Så er der jo også en økonomisk gevinst, fordi hvis du har et godt overblik over, hvad der skal laves, det er jo billigere end hvis du ikke har.” beskriver Lasse Borris Sørensen.
Det kan ifølge Lasse Borris Sørensen give en budgetbesparelse på op på 25-30 % ved at bruge den agile metode i stedet for at arbejde med almindelig projektledelse.
Tillid og mistillid i projektarbejdet
Dels handler det om arbejdstimer, men specielt for virksomheder der arbejder med leverancer til andre firmaer, har tiden også en stor betydning.
”Hvis man som virksomhed bliver forsinket i leverancen til en anden virksomhed, er det rent juridisk set meget alvorligt. Der er mange penge bundet op på det, fordi, hvis du nu har et projekt med 70 mennesker i, og de bliver forsinket i en måned, så er det så 70 menneskers timer på en måned der er forsvundet, fordi de skulle egentlig have lavet noget andet.”
Men risikoen ligger ikke bare i økonomi og tid, det handler også om tillid. Hvis dine projekter altid bliver leveret til tiden, så bliver der skabt tillid, og modsat så forsvinder tilliden, hvis du altid er forsinket.
Agil projektledelse er inden for rækkevidde
Overvejer du, om din afdeling kan arbejde mere agilt I jeres projektarbejde? Hos Plan A Projects har de udviklet fire workshops som faciliterer teammedlemmerne frem til de fælles forståelser, der skal til, før et projekt begynder, og det er med til at danne overblikket og planen for, hvem der skal lave hvad.