Kender du til de mange endeløse møder uden dagsordener, og er du tit blevet fanget i de der fem-minutters beslutningstagninger på gangene? Mindre effektive møder er desværre ganske udbredt rundt om i de danske organisationer. Simpelthen fordi vi holder for mange uden egentlige agendaer. Resultatet heraf er spildtid og mindre produktivitet.
Derfor giver vi dig her en måde, hvorpå jeres møder nu kan blive anderledes. Ny forskning viser nemlig, at implementering af en helt konkret formel for, hvad der skal ske både før, under og efter møderne faktisk kan gøre dem både gode og effektive.
Et studie - bragt i Current Directions in Psychological Science - viser, at en klar vision for mødet resulterer i et velstruktureret og produktivt et af slagsen. Altså, hvad er det I skal have ud af det, og hvorfor?
Oprah Winfrey skulle angiveligt altid begynde sine møder med spørgsmålet: "Hvad er vores intention med at mødes? Hvad er vigtigt lige nu". Og det er altså et spørgsmål du godt kan begynde at inkorporere i din mødeledelse, da det vil give både dig og de andre mødedeltagere klarhed omkring jeres agenda og problemstillinger.
Samtidig viser studiet, at vi faktisk godt kan lide at deltage i møder, så længe de er produktive, velorganiserede og inkluderende. Et godt møde kræver altså, at der er en klar agenda, begynder til tiden og foregår i et miljø, hvor man trygt kan dele sine ideer og argumenter. Alt dette er mødelederens eller ledelsens ansvar, mens man som mødedeltager må møde velforberedt op til tiden og deltage aktivt i dagsordenen.
Læs med herunder og få helt konkrete tips til, hvordan jeres møder bliver både gode, effektive og inkluderende:
Inden mødet
Sæt mål:
Find ud af, hvad intentionen med mødet er. Gør jer det selv klart, hvad det er, der skal afklares eller hvilke problemstillinger, der skal løses.
Del agendaen:
Sørg for, at alle mødedeltagere kender dagsordenen for mødet. På den måde har alle mulighed for at møde velforberedte op på dagen.
Invitér relevante personer:
Sørg for at invitere dem, der faktisk kan gøre noget ved de problemstillinger I måtte diskutere. På dem måde involveres de fra begyndelsen, og I når i mål langt tidligere.
Under mødet
Hold fokus:
Sørg for at holde jer til dagsordenen. På den måde undgår i den spildtid, der opstår, når i går off track. I sidste ende vil en stram tidsplan gøre, at I når jeres mål.
Hold humøret højt:
Humor opfordrer til og øger deltagelse og kreativ problemløsning. En god og rar mødekultur kan dermed være med til at give holdpræstation et boost på både den korte og lange bane.
Stop klagesange:
Det, at der bliver klaget over noget på møder er både ukonstruktiv og kan lede til en følelse af håbløshed. Prøv derfor at få kommunikationen tilbage på sporet, når eventuelle klager vinder frem. Medmindre de selvfølgelig er vigtige og kontruktive for mødets problemstilling.
Efter mødet
Opsummér:
Læs eventuelt et referat højt. Det er vigtigt for gennemførelsen af jeres mål, at alle er klar over, hvad de næste steps er og hvad deres andel er i dem.
Efterspørg feedback:
Spørg gerne om mødedeltagerne fandt dagsordenen og strukturen for mødet passende. Hvis ikke sørg da for at rette ind - dette vil øge tilfredsheden med fremtidige møder.
Kilde: https://thriveglobal.com/stories/heres-how-to-hold-a-meeting-like-oprah/