Alle, der jævnligt går til møder ønsker en opskrift til, hvordan man holder dem på en måde, der leder til resultater og føles effektivt. I den forbindelse har vi derfor rådført os med Anita Lykke Klausen, der er specialist i neuromarketing og vært på podcasten Digitale Tanker.
Her dykker hun - sammen med tre andre værter - dybt ned i alt, der har digitale fortegn. I deres seneste episode har de således talt omkring vigtigheden af dopamin og særligt, hvad dette motivationsstof gør ved os medarbejdere i en mødesituation.
Digitale Tankers snak om dopamin har således afstedkommet denne artikel omkring den gode mødestruktur. For, hvordan sørger man egentlig for at opsætte de bedste betingelser for et møde, der både leder til resultater og er effektivt - og hvad gør det egentlig ved det enkelte menneske at have deltaget i et godt møde?
I vores snak herom plæderer Anita for, at I sikrer jer en klar og tydelig mødestruktur, samt ditto rollefordeling. Samtidig mener hun, at det er nødvendigt, at vi alle spørger os selv om, hvad vi har tænkt os at bidrage med før et hvert givent møde.
Det gode møde opstår ved struktur og klar rollefordeling
Møder handler i bund og grund om at nå i mål med noget. Derfor kan et møde sjældent retfærdiggøres, hvis der ikke er et - eller flere - tydelige mål på agendaen.
Rundt om i de danske organisationer bliver der da også indkaldt til møder i et væk. Det er oftest nemt at vurdere, hvorfor man nu skal til det ene og det andet møde. Når det er sagt, så kender vi alle bestemt også til følelsen af at have spildt vores tid på et møde, hvor agendaen har været uklar.
Og det er netop her, at en mødestruktur og rollefordeling kan være gavnlig. Anita forklarer, hvordan man i Bolius har haft stor succes med at strukturere møder i forhold til hvilken type af møde det nu engang er:
De har f.eks. informationsmøder, der referer til stormøder, hvor én eller flere afdelinger er samlet. Enkelte kollegaer har en viden som skal deles med de øvrige kollegaer. Målet er derfor, at kollegaerne under mødet forstår den information, de får givet.
Herudover har de også det, de kalder for koordineringsmøder, hvor flere parter skal have koordineret en given indsats. Det kan være kollegaer der arbejder på samme projekt, og at der løbende eller undervejs opstår behov for at sikre aktiviteten på de forskellige områder. Det kan være at den ansvarlige for nyhedsbrevet og den ansvarlige for sociale medier koordinerer budskaber på de to platforme. Her vil målet for mødet være at skabe et fælles overblik.
Udover at have en klar agenda for hvert møde, så hjælper det samtidig at have en klar rollefordeling, fortæller Anita og uddyber:
Rollefordeling er vigtigt for, at nogen har overblikket og ansvaret for, at målet for mødet er opnået. I nogle organisationer vil den, der indkalder til mødet, betragtes som mødeleder. Mødelederen har ansvaret for at lave en agenda og sende materiale ud på forhånd for at sikre, at mødedeltagerne er forberedt. Under mødet er der også en del opgaver for mødelederen, bl.a: sikre, at alle kommer til orde, at alle ved hvad målet for mødet er og sende et referat ud til alle efterfølgende.
Mødelederen har altså en afgørende rolle, fordi man uden en mødeleder kan ende med et møde, hvor kollegaerne ikke arbejder mod samme mål. Det betyder, at alle arbejder for deres egen agenda, og det vil give en uklar og rodet dialog.
Hvorfor siger du noget?
Ligesom en klar rollefordeling er af stor betydning, så er en ditto refleksion over din rolle til et møde lige så afgørende.
Vær helt klar over, hvad du kan bidrage med i den pågældende situation og sørg for, at det bliver tydeligt for de andre mødedeltagere. Prøv samtidig for så vidt muligt at undgå at tale bare for at tale. Med mindre du har noget afgørende på hjerte, resulterer det andet small talk bare i unødvendig støj. Anita har en god løsning til, hvordan du undgår netop det:
WAIT står for Why Am I Talking. Det er en model, du med fordel selv kan anvende, når du deltager i et møde.
De fleste har for vane at tale, fordi andre også taler. Især til møder vil de fleste tale for at undgå at blive overset. I visse organisationer er der også en positionering i at tale til møder, hvor chefer er tilstedeværende.
WAIT-modellen betyder ikke, at du ender med ikke at sige noget til et møde. Modellen går nemlig ikke ud på, at du ikke skal byde ind- den handler i højere grad om, at du reflekterer over det, du er ved at byde ind med, inden du gør det. Det gode ved WAIT-modellen er altså, at dine strøtanker kommer igennem et maskineri, hvor de ofte vil blive konkretiseret og kvalificeret, der resulterer i, at de derfor vil blive formidlet tydeligere, skarpere og mere relevant.
Det gode møde får os til at føle, at vi arbejder for samme mål
Når du går fra et møde med en fornemmelse af, at du har bidraget godt til agendaen - og på den led har gjort en god figur - så vil du formentlig have en rigtig positiv følelse i kroppen.
Og det er der en helt særlig grund til. Vi mennesker er flokdyr. Det betyder, at vores hjerne er skruet sammen til at forstå flokken som et middel til at sikre sin overlevelse. Står vi helt alene, er der ingen til at holde vagt og beskytte os. Det er derfor vi ikke trives, hvis vi ikke kan interagere socialt med vores kollegaer, eller mistrives når vi ikke bliver inviteret til fyraftensøl.
På en arbejdsplads vil vores natur som flokdyr betyde, at vi har en lyst til at bidrage. Bidrag til fællesskabet sikrer vores plads i flokken. Så når vi går ud af et møde med en følelse af, at vi bidrog og gjorde en forskel, så er det en fornemmelse af inklusion, der driver os. Er vi oven i købet blevet rost for vores arbejde, vil serotoninen* have frit løb og fungere som et klap på skulderen.
Vi kan også gå fra et møde og føle, at vi virkelig bidrog til mødeagendaen. Her kan dopamin spille en interessant rolle. Dopamin er, populært sat, et signalstof, der styrer hjernens belønningscenter. Dopamin står bag bl.a. motivation og indlæring, og bliver eksempelvis frigivet når vi når et mål. Så hvis der ved et møde har været en tydelig målsætning, og du har bidraget til at nå målet, vil det ikke være usandsynligt, at du går derfra med en følelse af belønning.
Hvad gør en god interaktion på et møde ved den enkelte?
God interaktion gør altså, at vi føler os forsikrede om vores plads i flokken, mens ros og belønning vil appellere særligt til signalstoffer som serotonin og dopamin, forklarer Anita og fortæller videre:
Den gode dialog vil også forstærke vores relationer. Når vi udviser tillid til vores kollegaer kan vi være med til at frigive oxytocin; et signalstof, som styrker relationer og øger tilliden. Så ved at udvise tillid modtager du tillid, så at sige.
Sådan kommer I altså til at holde succesfulde møder i fremtiden
Sagt ganske kort så vil I kunne holde rigtige gode møder ved at strukturere dem efter deres formål. I kan eventuelt forsøge at gøre Bolius kunsten efter og se om det virker lige så fint for jer.
Udover at have en klar rollefordeling for hvert møde, så vil det også gavne dig - som enkeltperson - at overveje, hvorfor du bidrager med dét du nu engang gør. Ved at bruge WAIT-modellen vil du kunne forfine dine pointer og argumenter, hvilket vil gøre, at dine input bliver skattet på møderne. Og når du føler, at du har gjort en god figur, vil du også kunne mærke, hvordan dopaminen flyder rundt i kroppen.
*Serotonin er et signalstof som frigives af mange forskellige stimuli. Det er et signalstof som bl.a. giver os følelsen af anerkendelse, af at være unik, værdsat og betydningsfuld. Det er et signalstof som påvirker vores morale og empati.