Hypotetisk spørgsmål: Hvordan ville du egentlig fortære en elefant? Udover at undre dig over, hvorfor du nu skal tage stilling til det, vil du nok slå på - ikke mindst for fordøjelsens skyld - at det er mest hensigtsmæssigt at dele den op i flere, mindre bidder.
Det kan vi bestemt hurtigt blive enige om. Men husker du denne metafor, når du hver morgen møder ind til bunkevis af arbejdsopgaver med din mest værdifulde valuta, din tid, i tasken? Eller føler du, at optimal effektivitet er utopia, og at din tid forsvinder ud i det blå, når e-mails bliver ved med at tikke ind, hasteopgaver opstår og kolleger har brug for sparring.
I så fald er du blot én af mange. At gøre brug af sin tid på bedste vis er afgjort en svær disciplin, men en harmonisk arbejdsdag behøver overhovedet ikke at være så uopnåelig. Det kræver tværtimod bare erkendelse, vilje og øvelse, og vi - på finduddannelse.dk - er selvfølgelig klar på at guide dig til det forkromede overblik.
Estimér din tid og vind tid
Vi har derfor talt med Line Sander, der er administrerende direktør og partner i SUPPLEMENT AS. Her underviser hun blandt meget andet i kurset “Styr på tiden” og har med de afholdte kurser, der sniger sig op på den rigtige side af 500 styks, guidet folk til at blive mere bevidste om deres tid og ikke mindst den bedste brug af den.
Med mere end 20 års erfaring ser Line det som sin fornemste opgave at få os til at blive vores mest effektive selv med fem gode tiltag. Hun har været med siden vi talte om time management, som så blev til work life balance til det, der nu hedder personlig effektivitet. Line er derfor den helt rigtige til at svare på, hvordan vi egentlig bliver mere effektive på jobbet:
Det gør man ved at blive rigtig, rigtig god til at vurdere, hvor lang tid den enkelte opgave vil tage. Der, hvor rigtig mange af os går galt i byen er i forhold til vores tidsestimering af den enkelte opgave. Mange gange er vi alt for optimistiske, og tror, at vi kan klare alting på den HALVE tid. I SUPPLEMENT-regi kalder vi - med kærlighed - dette for handlingsbrunst. Helt konkret betyder det, at man kaster sig frådende over de opgaver, der er sjove og har lidt svært ved at tage sig sammen til dem, der ikke er.
Line Sander, Administrerende direktør og partner i SUPPLEMENT A/S
Det, at du kaster dig over opgaverne er altså ikke ensbetydende med, at du vinder tid i sidste ende. Du kan nemlig komme ud for, at den opgave du havde stor energi på er langt mere omfattende end du først troede, hvilket kan lede til manglede motivation og lyst til at færiggøre den. Er du derfor bevidst om tidsrammen vil du opleve, at du - ved at planlægge godt - ligefrem vinder tid i din arbejdsuge.
Bekæmp dine tidsrøvere
Der er dog en lige så stor del af os, der har udfordringer med overspringshandlinger og udsætteradfærd, og vi kender allesammen godt følelsen af at foretage os helt unødvendige handlinger for at undgå at skulle gå i gang med den mere komplekse opgave. Om det så er at sætte kaffe over for tredje gang eller farvesortere clips. Disse handlinger kalder Line for tidsrøvere, og de skal selvsagt bekæmpes.
Dette kan du kun gøre med en proaktiv tilgang til dem. Du må altså ikke falde i offerrolle-fælden, hvor du giver omverdenen skylden for din manglende effektivitet. Der er nemlig mange af dine tidsrøvere som er indenfor din egen indflydelsessfære. Om det så er multitasking, perfektionisme eller støj, der sætter en stopper for dig og din effektivitet.
Kunne du tænke dig at blive klogere på dine tidsrøvere? Så tag tidsrøvertesten hos SUPPLEMENT AS og bliv klar over, hvad det helt konkret er, der stjæler din tid i hverdagen. Når du kender dem bliver du klar over, hvordan de kan begrænses og måske endda helt elimineres.
5 tiltag, der gør din hverdag mere effektiv
Line ser handlingsbrunsten og udsætteradfærden som de to helt store forbrydere i forhold til en hverdag præget af harmoni, overblik og overskud. Hun giver dig derfor 5 gode tiltag, som du nemt kan implementere på jobbet og som med garanti vil gøre dig mere effektiv:
1. Gør din to-do-liste til dit morgenritual
Viden er magt. Og viden om dine forestående opgaver er med til at give dig magten over din dag.
Det er derfor alfa omega, at du får skrevet alle dine opgaver ned; allerhelst i hånden samme sted hver dag, når du møder ind om morgenen.
“At have en fysisk to-do-liste er det allervigtigste værktøj, hvis du ønsker optimal tidsstyring i din hverdag. Du vil nemlig opdage, at dette lille morgenritual giver dig det nødvendige overblik, og at du slipper for at bruge din energi på at holde styr på ét i Outlook, noget andet på post-its og noget tredje i hovedet."
2. Forbered dig på det uforberedte
Ligesom, at viden om dine opgaver kan lette din hverdag, så kan det at forberede sig på det uforberedte gøre lige præcis det samme.
Den føromtalte to-do-liste er nemlig optimal, når du har opgaver, der svarer til 60% eller fire-fem timers arbejde om dagen på den.
“Det kan lyde utroligt, men det er nødvendigt, at op imod 40 % af din arbejdstid er frigjort til de opgaver, der pludseligt måtte komme ind fra højre. Ved at have tid til at håndtere hastesager undgår du reaktiv adfærd og stress.”
3. Vær ærlig over for dig selv og sæt realistiske mål
Realisme må være udgangspunktet i din målsætning. Helt konkret betyder det, at der er en række parametre, der skal gå op i en højere enhed før, at målet kan indfries.
Du må derfor spørge dig selv, om du har den nødvendige tid og ressourcer, viden og kompetencer samt vilje og motivation til at nå målet.
“Jeg plejer at sige, at de her tre bokse skal kunne krydses af for at du kan sætte dig et mål, der er realistisk at indfri. Sat lidt spidsen, så kan jeg have verdens bedste intention om at kurere kræft, det kan også være, at jeg har masser af tid, en enorm stor vilje og motivation, men har jeg ikke viden og kompetencer, så flytter vi os ikke ud af stedet.
“Det kan også være, at jeg er enormt god til at støvsuge, det kan godt være, at jeg har en masse viden, kompetence og tid, men hvis jeg ikke gider, så sker der ikke en døjt. Sagt anderledes, så er der bare en stor risiko for, at jeg ikke kommer i mål, hvis bare én af de tre parametre ikke kan opfyldes.”
4. Fortær dine opgaver i mundrette bidder
Når du har fået et overblik over, hvad dine mål kræver af tid, ressourcer, kompetencer etc. er det nødvendigt, at du deler dine opgaver op i mindre dele.
Her kommer spørgsmålet om, hvordan man bedst spiser en elefant ind i billedet igen. Den gode gamle regel om, at en elefant kun kan spise én bid ad gangen er nemlig evig gyldig.
“Det af få dine overordnede mål ned i nogle mindre arbejdspakker af tre-fire-fem timers arbejdspakker, så du ved præcis, hvad du skal foretage dig i løbet af hver dag er bestemt med til, at du undgår overspringshandlinger.”
“Det er ligeledes en god måde at arbejde med større og mere komplekse mål på, og der findes jo masser af lækker software som Project Manager, Podio, Trello, der kan understøtte din proces. Software er dog én ting, og det vigtigste i denne her proces er faktisk, at du får dine hjerne til at bryde dine opgaver ned i mindre bidder.”
“Her kan det således være effektivt at arbejde med et Ganntkort, hvor du sætter dine opgaver ind i skema opdelt efter uger. Du kan også med fordel begynde at anskue dine opgaver ud fra det, der omtales som både Eisenhower-modellen, Stephen Coveys Time Management Matrix eller tidsmatricen. De mange navne til trods, er dette et yderst effektivt værktøj til at blive mere effektiv i din hverdag.
“Du lister nemlig alle dine opgaver op i “det, der haster” og “det, der ikke haster” sat overfor “det, der er vigtigt” og “det, der ikke er vigtigt”. Ind imellem lader vi os forføre af, at noget haster uden at få spurgt os selv om, hvor værdiskabende det egentlig er. Tidsmatricen er således en god øvelse i at have fokus på værdiskabelses-aspektet, fremfor kun at fokusere på tidsaspektet.”
5. Kend dig selv og fjern distraktionerne
Her kommer kendskabet til dine egne tidsrøvere ind i billedet. Hvad enten du er for perfektionistisk, når det kommer til løsningen af dine opgaver, lider af udsætteradfærd eller glemmer, at ting kan komme ind fra højre, så må du blive dig bevidst om dine uvaner.
Gør noget ved den. Begræns dem eller eliminér dem:
“Er du f.eks. meget plaget af forstyrrelser, jamen så se på, hvad dine indstillinger er i din Outlook, så du ikke hele tiden får den der plinglyd, når en ny mail tikker ind. Det er virkelig én af de allerstørste tidsrøvere.”
Og lad for guds skyld være med at multitaske:
“Vi multitasker, når vi forsøger at gøre for mange ting ad gangen. Vi gør det for fordi det føles effektivt, men det er det ikke, når vi måler på det. Det gør faktisk kun, at vi bliver endnu mere stressede og dermed mindre effektive”.
Derfor skal du blive mere effektiv på dit job:
Nu, hvor du er blevet bekendt med de 5 tiltag er der næsten ingen grund til ikke at afprøve dem i din egen hverdag vel?
Faktisk vil de 5 tiltag kun gøre dig rigtig godt, og måske vil du opdage værdien af tid, når de negative følgevirkninger såsom manglende overblik og stress forsvinder. Du vil sikkert også opleve dit nyvundne overskud og overblik vil gøre, at du bliver nemmere og rarere at være sammen med:
“God tidsstyring gør bestemt din almene sundhedstilstand godt i dit arbejdsliv, men gør dig altså også til en attraktiv kollega, og det er vigtigt at huske på, at det også har kæmpe værdi i vores fremadrettede arbejdsliv. Vi bliver en mere attraktiv kollega, når vi ikke får lovet os selv noget vi ikke kan holde og vi begynder at halse efter deadlines, småstresset og bider hovederne af kollegerne.”
Vil du blive klogere på dine tidsrøvere og har du lyst til at blive ekspert i din egen tid, så læs mere om og tilmeld dig SUPPLEMENT AS's “Styr på tiden” her.