Vis finduddannelse.dk som: Mobile

Interview med Line Sander, direktør og underviser i SUPPLEMENT


Udflytningsramte arbejdspladser bør fokusere på videndeling

‘Bedre balance - statslige arbejdspladser tættere på borgere og virksomheder’. Sådan lyder overskriften på Regeringens beslutning om at flytte et historisk stort antal offentlige arbejdspladser fra hovedstaden til det, der på stenbroen omtales som Udkantsdanmark. Over 10 procent, omkring 3.900 hele eller dele af statslige styrelser, der i dag har til huse i hovedstadsområdet flytter netop til 38 byer på tværs af det danske land.

Læs interviewet med Line Sander her - Videndeling og læringI kølvandet på beslutningen, vokser kritikken støt. Arbejdspladserne kommer tættere på borgere og virksomheder men længere væk fra de medarbejderne, der udfører arbejdet. Og hvordan undgår man så at tabe den kostbare viden, de medarbejdere ligger inde med? Den viden, der er altafgørende for, at den enkelte styrelse effektivt kan fortsætte med at løse opgaver for borgerne?

For at finde svar på dette, har vi taget en snak med Line Sander, direktør og underviser i kursusvirksomheden SUPPLEMENT. Line Sander har års erfaring med blandt andet videndeling og sidemandsoplæring og har tidligere været involveret i udflytninger. Hun er derfor den rette at spørge for at blive klogere på de vidensmæssige udfordringer ved den største samlede udflytning i Danmark nogensinde.

Tabt viden er guld på gaden

Som det første bump på vejen mod udflytning af de statslige arbejdspladser, påpeger Line Sander det massive antal nye medarbejdere, der skal erstatte de gamle rotter i faget. Allerede nu har mange af de eksisterende medarbejdere valgt at sige deres job op i forbindelse med udflytningen, og flere vil droppe fra løbende.

Derfor vil arbejdspladserne opleve et stort tab af viden, konstaterer Line Sander. Viden der er bygget op over år, måske årtier, og dermed er særdeles værdifuld for den enkelte arbejdsplads: “Når vi kigger på de vidensmæssige udfordringer i forhold til udflytningen af de offentlige arbejdspladser, ser vi især, at arbejdspladserne kommer til at tabe viden. Der er en række styrelser, der kommer til at skulle arbejde benhårdt for bare at opretholde et vidensniveau, som er nødvendigt for at få hverdagen til at fungere”, forklarer hun.Line Sander om udfordringerne ved videndeling

Erfarne medarbejdere i nye roller

Også i forhold til de ansatte, der vælger at flytte med deres job, ser Line Sander en udfordring. Med udflytningen bliver de tvunget ud i nye roller: “... selv de erfarne medarbejdere, som på papiret besidder samme stilling kommer til at arbejde rigtig meget med, hvordan de deler deres viden i en ny kontekst, på en ny arbejdsplads, i en ny by og med en ny konstellation", påpeger hun.

Line Sander peger især på de tilfælde, hvor det kun er en del af en styrelse, der rykker ud af byen: “Nogle sidder der, hvor de plejer og gør som de plejer, og de nye siger ‘jeg ved slet ikke, hvad vi plejer, for det er der ikke rigtig nogen, der har fortalt mig’.

I det øjeblik, vi skal videndele og bliver frarøvet det fysiske nærvær, så vi kun har telefon eller endnu værre, et skriftligt dokument at videndele igennem, så taber vi enorme mængder af vores kommunikation. Det i sig selv sætter også begrænsninger for vores evne til at udnytte den viden, der er, på tværs”, konstaterer hun.

Bliv klædt på til udfordringerne

I de sidste år har SUPPLEMENT oplevet en stigende efterspørgsel efter kurser i videndeling, både fra udflytningsramte arbejdspladser og andre, der vil udnytte potentialet ved god videndeling.

Om videndeling generelt forklarer Line Sander: “Det at skulle arbejde med videndeling er en særlig vanskelig størrelse. En del viden er såkaldt eksplicit viden, som er relativt nemt at skrive ned og lave procedurer ud fra. Det er overførbar viden. Der hvor det bliver sværere er, når vi har at gøre med implicit viden, altså den viden, der bygger på ‘...det antog jeg, du vidste’ og ‘det plejer vi at gøre’. Det vi ikke har helt nemt ved at sætte ord på. Allersværest er så den tavse viden, som bare er noget, der ligger i fingerspidserne og er meget svær at forklare til andre. Her ender man ofte ud med et ‘sådan er det bare'", afslutter hun.

Er vi på samme frekvens?

Når Line Sander underviser på kurser i videndeling, oplever hun gang på gang, at kursisterne har svært ved at mestre kunsten at formidle et fagligt budskab til en kollega, så det rammer plet. Så man snakker på samme frekvens. “... man gør sit ypperste for at forklare det faglige budskab, og der er helt tydeligt et mælkehvidt glas, der har forseglet sig ned foran øjnene på den kollega, man prøver at kommunikere til”, beskriver hun. “Det er en situation, som langt de fleste erfarne medarbejdere har prøvet. Og så forsøger man igen, og nogle gange lykkes det, og andre gange må man så konkludere, at man åbenbart ikke taler på samme frekvens.”

På SUPPLEMENTs kurser i videndeling arbejder kursisterne med værktøjer, som gør dem bedre til at sende på andre frekvenser, end deres egen foretrukne. Værktøjerne omfatter en række spørgeteknikker, som sætter kursisten i stand til at finde ind til, hvordan den nye kollega lærer bedst. Klik her og se SUPPLEMENTs vejledning til spørgsmål, du kan stille en kollega, du skal oplære.

Interview med Line Sander om videndeling

Ved du, hvad du ikke kan?

En anden tilbagevendende udfordring, Line Sander især oplever i forhold til udflytninger er, når en medarbejder skal forsøge at dele sin viden til en kollega, der endnu ikke er fagligt kompetent og samtidig ikke ved, hvad han/hun ikke kan: “Det besværliggør i den grad sidemandsoplæring, hvis vi står over for en kollega, der oprigtigt talt tænker ‘hvor svært kan det være?’. Så kan det være afsindigt kompliceret, fordi der ikke er etableret en reel behovserkendelse", uddyber hun.

Line Sander slår netop fast, at videndeling og læring generelt kræver kræfter og energi. Føler man ikke et behov for ny viden, er det svært at få oparbejdet den energi, der skal til. “Læring kan godt være sjovt, men det er stadig en belastning for hjernen”, afslutter hun. På SUPPLEMENTs kurser i videndeling stiller Line Sander derfor skarpt på, hvordan kursisten bliver i stand til at skabe den erkendelse hos sin kollega på en motiverende måde.

Undgå informations-overload

Line Sander fortæller passioneret videre om hendes kurser i videndeling, herunder hvor vigtigt det er at lære ikke at udsætte nye kolleger for alt for meget overflødig information: “Vi kan have en tendens til at få fortalt den nye kollega en hel masse ting, som vi nok synes ville være klædeligt, at han/hun vidste noget om uden egentlig at have fået sat fingeren på, hvilket reelt vidensbehov, der eksisterer. Det er muligvis den bedste intention, der ligger bag, men resultatet er, at vores stakkels videnssøgende kollega er blevet tæppebombet med informationer.”

Samtidig er det vigtigt, at kursisten lærer, hvilken viden, der skal indsamles og deles påpeger Line Sander. Hun refererer med et smil på læben til det klassiske Søren Kierkegaard citat, som er blevet brugt i mangt en sammenhæng og ikke mindst lærebog: 

Line Sander uddyber: “Det citat svarer godt til det, jeg ser, nemlig, at vi kan være så ivrige for at dele vores viden, at vi glemmer at finde ud af, hvad den vi står over for ved og kan allerede.” 

Mange støder desuden panden mod muren, når de samtidig er under et tidspres, hvilket i den grad er virkeligheden for de udflytningsramte medarbejdere ifølge Line Sander: “Er der noget man oplever i forhold til de statslige udflytninger, så er det et kæmpe tidspres. Der er stadigvæk en sagsbehandling, der skal eksekveres og en god intention om, at den enkelte borger ikke skal lide overlast. Det betyder også, at den sidemandsoplæring, der skal foregå er under et massivt tidspres, og så er det, at vi står over for store udfordringer.”

Hvad er konsekvenserne ved manglende videndeling?Start med slutningen

Blandt kursisterne oplever Line Sander et behov efter en mere strategisk tilgang til videndeling. Man skal dog lede længe efter disse i danske organisationer ifølge hende: “... jeg ser ikke en så tydeligt formuleret strategi hos organisationerne i forhold til den almene videndeling. Vi har rygepolitikker, alkoholpolitikker, vi har måske også en emailpolitik, men lige præcis i forhold til videndeling har vi altså ikke formuleret særlig meget på strategisk plan. Det er bare en del af din hverdag som medarbejder.”

For at møde behovet, stiller Line Sander også skarpt på strategi i forhold til videndeling i hendes undervisning. Her tager hun afsæt i mantraet: ‘Start med slutningen’. Hvad er målene for det, kollegaen skal kunne og vide, når oplæringen er gennemført? Hvad skal slutscenen være?

Line Sander uddyber: “Når vi skal blive mere strategiske, skal vi løfte os ud af den der dag-til-dag-tilgang. I stedet for, at det bliver vilkårligt og ad-hoc-præget, så hjælper det meget, hvis vi løfter blikket."

Men tager det ikke kostbar tid fra andre opgaver? Jo, men ifølge Line Sander er det en rigtig god investering: “Den investering vil per automatik indebære, at du kan udføre videndelingen langt hurtigere efterfølgende”, svarer hun.

Når ‘plejer’ møder nyansat

Line Sander møder flere af de udflytningsramte styrelser, der aktivt arbejder med videndeling, men det er langt fra alle. Selv slår hun fast, at der er et ekstremt stort behov for det. Bliver der ikke fulgt op med effektiv videndeling i forhold til de mange udflytningsramte arbejdspladser er konsekvenserne netop alvorlige mener hun:

“Konsekvenserne af ikke at arbejde målrettet med strategier og værktøjer inden for videndeling og sidemandsoplæring er, at arbejdspladserne i den grad bliver bombet tilbage. Man står med en medarbejderskare, der er delt i en elite, som er de få af de gamle ansatte, der rykkede med og en stor flok nye, der slet ikke har fået muligheden for at kunne udføre deres arbejde hensigtsmæssigt. Så konsekvensen bliver dels kæmpe frustration og dels lange sagsbehandlinger.”

Et kursus med øjeblikkelig omsætning

Så står man der med et kursus i videndeling i bagagen. Men hvordan kan man bruge værktøjerne i dagligdagen, og er man klar helt fra begyndelsen? Til det svarer Line Sander: “Jeg har stræbt efter at tilpasse kurset således, at det er omsætteligt øjeblikkeligt. Så der er ingen tunge software-løsninger, dyrt indkøbte apps eller lignende. Det har jeg pillet ud. Min erfaring er, at det skal kunne omsættes med det samme. De kursister jeg sender på gaden er typisk handleklar og ivrige efter at komme i gang. De kan og har værktøjerne, der skal bruges. Så effekten af kurset i videndeling sætter altså i gang med det samme.”

Af Informationschef Matilde Løhr Andersen


Kilde: Finansministeriet http://www.fm.dk/publikationer/2015/bedre-balance

Senest opdateret: 31 aug 2016

Du er måske også interesseret i:

Motivation af medarbejdere - 7 måder at motivere

Sidst opdateret 30-11-2016

Vil du gerne skabe motivation blandt dine medarbejdere med bedre resultater som følge? Som leder har du mulighed for at påvirke og ændre stemningen på arbejdspladsen. Vi præsenterer her 7 gode råd til dig, der vil blive bedre til at motivere dine medarbejdere.

Læs mere

Er en Mini MBA den rette lederuddannelse for dig?

Sidst opdateret 27-02-2017

Overvejer du få en diplomuddannelse inden for ledelse? Så kan en mini MBA måske være den rette uddannelse for dig. Men hvad er en Mini MBA egentlig? Og hvordan adskiller den sig fra en rigtig MBA? Denne guide giver dig svarene!

Tags: Ledelse , MBA
Læs mere

To Trump or not to Trump?

Sidst opdateret 13-10-2017

Læs om Donald Trumps forhandlingsteknikker. Lær om hans tilgang, og hvad kan du med fordel bruge i din egen forhandling, og hvad du måske skal undgå at kopier.

Læs mere