Effektivitet er blevet et rigtig buzzword, og det bliver ofte slynget rundt til højre og venstre. Ind imellem uberettiget, og andre gange, forstår du måske godt, hvorfor og hvordan opgaverne kan effektiviseres endnu mere.
Tidsoptimering og effektivitet ligger højt på mange lederes liste, men faktisk også for medarbejderne. Igen og igen viser statistikker, at medarbejderne ønsker at gøre deres bedste - herunder også at være både gode og effektive til deres arbejde.
Derfor har vi, igen, samlet en række tips du kan implementere i din arbejdsdag, hvis du overvejer hvordan du kan få lidt mere styr på arbejdsprocessen, og føler du kan optimere ved at skrue et par steder, på din arbejdsdag. Der er nemlig mange flere tips at komme efter, end de fem vi startede ud med.
Se de fem første tips lige her
Tip 1: Forberedelse og planlægning
Brug ti minutter hver morgen på løbe igennem din to-do-liste, tjekke kalenderen for møder og generelt få dig et overblik over din arbejdsdag. Ved at have et overblik over, hvad du skal nå i løbet af dagen, har du også et mentalt overskud, hvis der kommer ændringer eller afbrydelser. For selvfølgelig kommer der afbrydelser - det kan du læse mere om i tip 5!
Du kan også overveje at indføre Brinkerhoffs “40-20-40” model, hvor du bruger 40% energi på forberedelse, 20% på selve udførelsen, og 40% på opfølgning. Det kan lyde kunstigt, men det kommer til at spare dig meget tid fremadrettet.
Tip 2: Håndtér emails mere effektivt
Emails på arbejdet er en rigtig tidssluger. De popper konstant op, og trækker opmærksomheden fra det, du sad og var fordybet i. En nem måde, er derfor at besøge din indbakke lidt mindre, og slå pop-uppen fra.
Derudover skal du have styr på de emails der kommer ind. Derfor er det en god ide, at opdele emailsene i forskellige kategorier. Dem du bare kan slette, dem du skal besvare, dem der skal handles på, og dem du bare kan arkivere. Ved at dele dine mails op, kan du have ro i din indbakke, og dermed også ro i hovedet.
Tip 3: Hold styr på din to-do-liste
I de første omgang tips, satte vi dig til at lave lister. Men faktisk skal du bruge dine to-do-lister mere strategisk. Sørg for at få alt skrevet ned på listen, overvej at gøre det online, via et program som Wunderlist, eller lignende, hvis du ikke vil have listen til at flyde på bordet. Skriv dit estimerede tidsforbrug af opgaven på listen, lav den prioriteret, og skriv helt klart og kort, hvad opgaven handler om.
Tip 4: Hold fri når du holder fri
Vores arbejdsemails er vokset ind i lommen på os, og bliver tjekket både før og efter vores reelle mødetid, ofte som ren tidsfordriv. Men det er faktisk ikke godt for vores hjerne, at være på hele tiden. Sørg derfor at holde fri, når du holder fri.
Hvad end det betyder, at du har brug for at komme helt væk fra dagligdagen, løbe en tur, gå en tur med hunden (uden telefonen) eller noget helt andet, er op til dig. Det skal bare ske uden dit digitale-sidestykke.
Tip 5: Planlæg kun 60% af din dag
Hvis du har helt styr på dine emails, to-do-lister og din dag er planlagt, så træk 40% fra. Det er vigtigt at du ikke begynder at planlægge mere end 60% af dine arbejdstid. På den måde er der rum og luft til forandringer og afbrydelser i løbet af dagen. Hvis du spækker din arbejdstid hver eneste dag, kommer du ud af dine arbejdstimer presset og stresset hver eneste dag - og det er der ikke nogen der kan leve med i længere tid.
Hvis du er typen der hurtigt bliver distraheret eller afbrudt af kollegaer, så overvej hvordan du kan signalere at du har brug for stilhed og koncentration. Evt. med et par høretelefoner, eller andet der signalere at du ikke er tilstede.